O administração de projetos consiste em cumprir o exercício de início, planeamento, execução, controlo e encerramento dos trabalhos de uma equipa de forma a satisfazer razões específicas de sucesso e atingir objectivos específicos no tempo determinado. Portanto, é a aplicação de habilidades, técnicas, conhecimentos e ferramentas para programar atividades que atendam aos requisitos de um projeto..
Um projeto é um trabalho de transição projetado para gerar um resultado, serviço ou produto único, com início e fim definidos, que é realizado para atingir objetivos e metas notáveis, geralmente para alcançar um valor agregado ou uma mudança benéfica.
A qualidade temporal dos projetos está em desacordo com as operações rotineiras de negócios, que são atividades simples iterativas, semipermanentes ou permanentes para produzir serviços ou produtos..
Não ter um processo para gerenciar projetos pode resultar em perda de tempo, perda de dinheiro e baixo desempenho.
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O gerenciamento de projetos é uma ferramenta de negócios poderosa que pode oferecer muitos benefícios a empresas de todos os tamanhos. Fornece processos, diretrizes e técnicas repetíveis para ajudar a gerenciar as pessoas e o trabalho envolvido em projetos.
Pode aumentar as chances de sucesso e ajuda a entregar projetos de forma consistente, eficiente, dentro do prazo e do orçamento..
Ao implementar estratégias básicas de gerenciamento de projetos, os objetivos desejados serão alcançados e esses objetivos serão alcançados dentro de um escopo específico de tempo e custo..
O resultado final é que todos vencerão, o que poderia ser o melhor benefício de todos para o gerenciamento de projetos..
A fase de iniciação determina a natureza e o escopo do projeto. Você precisa entender o ambiente de negócios e também garantir que os controles necessários sejam integrados ao projeto.
Os documentos de iniciação do projeto são uma série de resumos usados para criar regulamentos para a duração do projeto. Esses incluem:
- Proposta de projeto: ideia por trás do projeto, objetivo geral, duração.
- Escopo do projeto: gerenciamento e monitoramento do projeto.
- Repartição da estrutura de trabalho: uma escala de trabalho a ser feito, até as tarefas diárias.
- Matriz de alocação de responsabilidades: papéis e responsabilidades alinhados aos resultados.
- Análise das necessidades e requisitos de negócios em relação aos objetivos mensuráveis.
- Revisão das operações atuais.
- Carta do projeto, incluindo custos, tarefas, resultados e cronogramas.
O objetivo principal é planejar adequadamente o tempo, custos e recursos para estimar o trabalho necessário e, assim, gerenciar efetivamente o risco durante a execução do projeto. Consiste em determinar a metodologia a ser seguida para a gestão de projetos.
- Identifique as entregas e crie as estruturas de divisão do trabalho.
- Identifique as atividades necessárias para concluir essas entregas e, assim, conecte essas atividades com uma sequência lógica.
- Estimar a necessidade de recursos para atividades.
- Estimar o tempo e o custo das atividades.
- Desenvolvimento do cronograma e orçamento.
- Planejamento de risco.
- Obtenha aprovação formal para começar a trabalhar.
Durante a execução, você deve saber quais são os prazos planejados para serem executados. A fase de execução garante que as entregas do plano de gerenciamento do projeto sejam feitas em conformidade.
Esta fase envolve a alocação, coordenação e gestão adequada de recursos humanos e quaisquer outros recursos, como materiais e orçamentos. O resultado desta fase são as entregas do projeto.
Para manter o orçamento, o escopo, a eficácia e também o ritmo, um projeto deve ter documentos físicos relacionados a cada tarefa específica..
Com a documentação correta, é fácil ver se os requisitos de um projeto estão sendo atendidos ou não. A documentação fornece informações sobre o que já foi concluído para esse projeto.
Feito da maneira certa, a documentação pode ser a espinha dorsal do sucesso de um projeto.
Consiste nos processos que são realizados para observar a execução do projeto, de modo que potenciais problemas possam ser identificados em tempo hábil e medidas corretivas possam ser tomadas quando necessário, para controlar a execução do projeto..
O desempenho do projeto é observado e medido para identificar variações no plano de gerenciamento do projeto.
Também fornece feedback entre as diferentes fases do projeto, a fim de implementar ações preventivas ou corretivas para cumprir o plano de gestão do projeto..
Ele contém a conclusão formal do projeto e sua aceitação. As atividades administrativas incluem a documentação das lições aprendidas. Consiste em finalizar todas as atividades de todo o conjunto de processos para encerrar formalmente o projeto.
A revisão pós-execução também está incluída nesta fase. Esta é uma fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências e aplicá-las em projetos futuros..
O que funcionou bem deve ser observado no projeto e analisado o que não funcionou para gerar lições aprendidas.
O objetivo do gerenciamento de projetos é realizar um projeto abrangente que atenda aos objetivos do cliente.
Um projeto, independentemente do seu tamanho, geralmente envolve cinco fases distintas de igual importância: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento.
O desenvolvimento e execução harmoniosos e ininterruptos de todas as fases acima garantem o sucesso de um projeto.
Deve-se sempre ter em mente que o sucesso ou o fracasso de um projeto depende muito do trabalho em equipe. Portanto, a chave para o sucesso está sempre na colaboração.
Para isso, estabelecer uma boa comunicação é de grande importância. Por um lado, a informação deve ser articulada de forma clara e completa, para que seja totalmente compreendida por todos. Por outro lado, você deve ter a capacidade de ouvir e receber feedback construtivo..
O objetivo principal do projeto deve ser concluído dentro do prazo estimado, com a qualidade esperada e dentro do orçamento considerado.
Otimizar as entradas necessárias atribuídas e sua aplicação para atender aos objetivos predefinidos do projeto é uma questão onde sempre há espaço para melhorias.
Todos os processos e procedimentos podem ser reformados e atualizados para melhorar a sustentabilidade de um projeto e também para orientar a equipe através do processo de mudança estratégica.
Isso pode significar que a visão do cliente precisa ser tratada e reformada, ou negociada com eles em relação aos objetivos do projeto, para transformá-los em metas alcançáveis..
Atender às expectativas dos clientes e mantê-los felizes não só leva a uma colaboração bem-sucedida, o que pode ajudar a eliminar surpresas durante a execução do projeto, mas também garante a sustentabilidade futura..
A principal vantagem do gerenciamento de projetos é que ele ajuda a gerenciar os projetos de maneira eficaz. Isso permite uma resolução mais rápida de problemas.
O gerenciamento de projetos fornece um roteiro que pode ser facilmente seguido e leva à conclusão do projeto. Depois de saber onde evitar buracos, é lógico que trabalhará de maneira mais inteligente e eficiente.
Contanto que um projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento, o cliente sai feliz. E um cliente feliz é alguém que será visto novamente.
O gerenciamento inteligente de projetos fornece as ferramentas que permitem que esta relação cliente / gerente continue.
As mesmas estratégias que possibilitaram a conclusão bem-sucedida de um projeto também servirão muitas vezes para outros projetos..
Os resultados positivos não apenas geram respeito, mas também inspiram a equipe do projeto a continuar procurando maneiras de desempenhar com mais eficiência..
Talvez um dos maiores benefícios do gerenciamento de projetos seja que ele permite flexibilidade. Uma gestão de projeto segura permite traçar a estratégia que deseja realizar para que o projeto seja concluído.
No entanto, a beleza dessa organização é que, se um caminho mais inteligente for descoberto, ele poderá ser seguido. Para muitas empresas de pequeno e médio porte, só isso já vale o preço de admissão.
Quando todos os jogadores estão alinhados e a estratégia está em vigor, eles irão pular os riscos potenciais para dar um tapa.
O gerenciamento de projetos fornece uma bandeira vermelha no momento certo: antes de iniciar o trabalho na conclusão do projeto.
A fusão da American Airlines com a US Airways criou uma sobreposição em tecnologia e programas. Eles sabiam que planilhas não eram suficientes para gerenciar recursos e projetos complexos.
Para obter visibilidade das prioridades de divisão e globais mais amplas, eles começaram a usar o gerenciamento de projetos para pessoal, gerenciamento de recursos e planejamento de capacidade..
Como resultado, a companhia aérea deixou de capitalizar seu trabalho de tecnologia da informação de 10% para 20%. Isso equivale a um impacto positivo líquido de vários milhões de dólares em seu balanço patrimonial..
Agora, eles têm acesso a dados melhores e mais confiáveis para tomar decisões críticas sobre projetos e recursos..
O Royal Bank of Scotland precisava implementar dados consistentes e confiáveis para informar as decisões financeiras e de recursos. Portanto, eles escolheram o gerenciamento de projetos para conduzir essa consistência. Foi assim que eles aposentaram 35 sistemas legados, mais de 50 ferramentas desenvolvidas por usuários e centenas de planilhas..
Com dados em formatos diferentes e centenas de projetos gerenciados por sistemas diferentes, eles queriam controlar seus dados para ver seu portfólio total de clientes com mais clareza..
Em doze meses, eles puderam cumprir seu caso de negócios e obter um retorno sobre o investimento. Ao longo do caminho, eles aprimoraram a transparência e reduziram os custos em cada unidade de negócios..
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