O contagem de caixa É um processo que geralmente é executado em empresas como supermercados, restaurantes e bancos, realizado no encerramento do expediente ou no final do turno do caixa. Este processo de contabilidade torna o caixa responsável pelo dinheiro em sua caixa registradora..
Mesmo com os modernos sistemas de ponto de venda de hoje, ainda é necessário um procedimento para contabilizar os recebimentos de caixa da loja. Esses controles internos são necessários para evitar a má administração de dinheiro e para proteger os ativos contra perda ou roubo..
Fortes controles internos não apenas promovem a eficiência operacional, mas também garantem registros contábeis confiáveis, que serão necessários ao declarar impostos..
Uma das causas mais comuns de redução ou perdas em uma loja é devido ao manuseio incorreto do dinheiro. Quando investigada, a causa mais comum é a falta de procedimentos ou controles adequados.
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No início de cada turno, cada caixa deve ter sua própria gaveta de dinheiro. Peça ao caixa para contar o dinheiro na gaveta para verificar o saldo de abertura.
Você deseja manter uma quantidade constante de dinheiro na caixa. Isso garante que você sempre terá dinheiro suficiente para dar o troco aos clientes..
O próximo passo para manter o seu cofre é fazer depósitos em dinheiro ao longo do dia. Dependendo do volume e número de transações, o valor dos depósitos a serem feitos pode variar..
Após determinar quando esse depósito será feito, o dinheiro é contado e a diferença é subtraída da contagem inicial da manhã. A caixa registradora para uma caixa registradora é geralmente feita no final do dia ou no final do turno do caixa.
A gaveta de dinheiro e seu conteúdo devem ser levados a um escritório ou outra área isolada para a preparação do relatório. Este é o momento de garantir que o dinheiro que entrou e saiu durante o dia foi feito com eficiência e honestidade..
Ao se preparar para contar o dinheiro, todas as contas grandes, cheques e cupons de alimentos são deixados de lado e guardados..
O valor total na caixa é contado primeiro, incluindo cheques e receitas de cartão de crédito. Após terminar de somar os valores, este valor é comparado manualmente com o que o sistema de ponto de venda mostra.
Depois que a gaveta retorna ao valor inicial atribuído, ela é colocada no cofre ou entregue a outro caixa que está iniciando seu turno. Agora, as contas e os trocos que foram guardados junto com os cheques da caixa do caixa são contados.
Isso é o que constitui o depósito de vendas do caixa. A maioria das caixas registradoras pode imprimir um recibo de venda e um recibo de dinheiro. Esses recibos indicam quanto o caixa faturou com as vendas e quanto dinheiro foi lançado.
Se os valores forem iguais, está tudo bem. Caso contrário, um pouco mais de escrutínio terá que ser feito..
Considere ter duas pessoas para arquivar as caixas. Uma pessoa contará a gaveta e criará o relatório de caixa diário, enquanto a outra preparará o depósito bancário.
Ambas as pessoas devem assinar o relatório, declarando sua responsabilidade pelos valores apresentados. Embora nenhum sistema possa evitar fraudes, essa trilha de auditoria ajudará a desencorajar a cumplicidade entre os funcionários..
Quando ocorre uma discrepância, o dinheiro é contado novamente para garantir que o valor está correto.
Qualquer excesso e / ou falta deve ser investigado. Pequenas discrepâncias são comuns e geralmente causadas por erro humano, possivelmente a alteração na contagem do caixa de um cliente. As maiores discrepâncias devem ser observadas mais de perto.
Discrepâncias frequentes podem ser um sinal de roubo de um funcionário ou indicar que mais treinamento é necessário para um caixa específico.
O excesso / falta sempre pode ser calculado subtraindo a quantidade de dinheiro na gaveta, excluindo o valor inicial, do valor impresso no recibo do caixa.
Dependendo da quantidade de excesso / falta e das circunstâncias envolvidas, as medidas disciplinares podem variar. Os caixas perderam suas posições devido a estouros / escassez, seja devido a violações repetidas ou grandes estouros ou escassez.
A escassez geralmente é devido a contas grudadas, o caixa devolveu muito em troco, ou talvez até mesmo embolsando algum dinheiro.
As sobras são produzidas ao tirar muito dinheiro dos clientes ou ao inserir itens incorretamente no terminal do ponto de venda.
Na loja Omega, o processo da caixa registradora realmente começa no final do dia anterior, quando o caixa John Doe e seu gerente aceitam a quantidade de dinheiro restante na caixa registradora de John..
Quando John chega ao trabalho na manhã seguinte, ele começa com a quantia de dinheiro que sobrou na caixa. Ao final de cada dia útil, ele ou seu gerente afixa na caixa registradora um resumo da atividade do dia, gerando um relatório do total de vendas realizadas pelo caixa..
Para fazer isso, John conta a quantidade de dinheiro em sua caixa registradora, bem como cheques totais, receita de cartão de crédito e vendas a crédito da loja. Em seguida, preencha um formulário como este:
O gerente verifica a quantidade realmente produzida pela caixa de João e compara com o formulário feito.
Se a quantia em dinheiro na caixa não corresponder ao formulário, o gerente e João buscarão identificar o erro. Se não puder ser encontrado, um formulário de caixa / sobra será preenchido.
Algumas empresas cobram diretamente do caixa por qualquer escassez. Outros assumem a posição de demitir o caixa após certo número de faltas de certa quantia de dinheiro. Por exemplo, três faltando mais de $ 10.
O gerente da loja decide quanto dinheiro deve ser feito o check-out ou check-in no dia seguinte. Ele faz essa tarefa para cada um dos caixas. Em seguida, coloque todo o dinheiro e cheques do dia em uma caixa de depósito noturno.
O gerente então envia um relatório com os detalhes do depósito ao contador para inserir os dados no sistema contábil..
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