O Automação do processo é um termo tecnológico usado para descrever qualquer atividade que é automatizada por meio do uso de computadores e software de computador. As tarefas que foram automatizadas requerem menos intervenção humana e menor tempo de resposta.
Os processos de negócios são documentados e gerenciados para fornecer maior consistência e transparência às tarefas. Essa automação pode ser controlada por softwares e aplicativos específicos. Também chamado de automação de processos de tecnologia da informação.
Todo negócio precisa dessa automação para lidar com atividades de rotina, pequenas ou grandes. Isso ajuda uma organização empresarial a lidar com tarefas de escritório mecânico.
A automação de processos concentra-se principalmente na automação e, em seguida, em seu aperfeiçoamento. Como os requisitos de negócios variam assiduamente, os processos piloto não são projetados antes de escolher o software.
Realizar a automação de processos pode ser uma atividade significativa. Como muitos ambientes de computação de negócios são virtuais ou baseados em nuvem, sua complexidade pode ser desafiadora.
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Os funcionários só precisam receber treinamento de como funciona, o que é muito fácil de aprender. Isso oferece uma vantagem sobre os métodos de automação tradicionais..
O software de automação geralmente é muito fácil de entender e usar. Portanto, os usuários não precisam de nenhum conhecimento especial para usá-los..
As plataformas de automação de processos visam integrar perfeitamente esses três elementos:
São as cláusulas, dados e documentos que protegem os parâmetros do negócio. Algumas dessas regras podem ser totalmente automatizadas, enquanto outras devem ser revisadas por alguém envolvido no processo..
São as informações em aplicativos de negócios que são referenciadas durante a atualização de processos. Esses dados são altamente organizados e facilmente detectáveis por algoritmos, pois aparecem em campos fixos dentro dos registros..
As máquinas podem gerar dados estruturados, como sensores que medem a temperatura. Humanos também, como quando preenchem os campos de idade, sexo ou nacionalidade em um formulário.
Embora sejam mais subjetivos, são extremamente importantes, pois a maioria das informações utilizadas para a tomada de decisões de negócios não é estruturada. Esses dados podem vir de várias partes e não é fácil colocá-los no formato estruturado de linha e coluna para facilitar a análise..
Os processos gerenciáveis por meio da automação são: trabalhos de montagem, tarefas de gerenciamento de projetos, monitoramento de segurança, fluxos de processo para preenchimento de pedidos e gerenciamento de estoque.
Ao reduzir o trabalho manual nesses processos, as tarefas podem ser realizadas sem problemas e com poucas chances de erros. As pessoas podem ser atribuídas a tarefas que requerem maior julgamento.
O objetivo é alcançar a clareza total dos processos que ocorrem fora das instalações da empresa.
Por exemplo, colocar sensores em contêineres carregados para rastrear seus movimentos, emitir alertas quando os lacres são rompidos ou quando as condições de temperatura não são boas em contêineres que transportam medicamentos ou alimentos..
Um cliente deseja obter um empréstimo. Portanto, o funcionário utiliza a automação no processo de aprovação, fazendo uma análise financeira para verificar o crédito do cliente. Instantaneamente, você pode informar ao cliente o valor do empréstimo, em que taxa de juros e outras condições.
A empresa economiza dinheiro, o risco de o funcionário tomar uma decisão inconsistente é reduzido e o cliente fica satisfeito porque recebe uma resposta imediata.
Isso foi incorporado aos processos de negócios, desde pedidos de compra e processamento de pedidos até aprovações de orçamento. Aplicativos eletrônicos, assinaturas, aprovações e arquivos são organizados em um fluxo de trabalho sem papel.
Seja para facilitar o fluxo de trabalho, tornar o trabalho dos funcionários mais rápido ou garantir que o trabalho seja feito da maneira certa sempre, a automação de processos ajuda as organizações a se manterem competitivas..
- O software não esquece nenhum prazo, desde que as informações necessárias sejam inseridas corretamente no sistema.
- A eficiência aumenta muito, pois o software trabalha incansavelmente e não comete erros.
- A conclusão do fluxo de trabalho atribuído acelera à medida que o tempo de resposta aumenta.
Além disso, como o número de trabalhadores é reduzido após a implementação, a empresa pode economizar dinheiro em despesas gerais. Trabalhadores capacitados podem ser designados para resolver problemas mais complexos.
As máquinas não cometem erros. As ações nunca são atrasadas, a menos que sejam ordenadas a fazê-lo. Isso garante melhor conformidade com os estatutos existentes e uma trilha de auditoria. Há menos chance de erro humano inadvertido, garantindo assim uma saída consistente do processo.
Ele garante que o custo de conclusão de um projeto diminua. Além disso, os trabalhadores vinculados a empregos repetitivos agora poderão participar de outros projetos complexos e de alto valor.
Essa divisão de funções pode ser benéfica no setor financeiro e de trabalho. Os trabalhadores se sentem mais valiosos e também têm uma satisfação mais profunda.
Uma empresa de transportes pretende aumentar o seu número de motoristas, sem aumentar o quadro de funcionários, procurando aumentar a produtividade.
O maior obstáculo é que todo o trabalho de escritório é feito manualmente. Os motoristas coletam informações de pagamento dos clientes, também rastreando manualmente seus próprios horários.
Essas informações são entregues ao escritório por telefone ou fax, para serem inseridas manualmente na contabilidade. Este processo é lento, ineficiente e também sujeito a erro humano.
O fluxo do processo melhorou com sua automação. A empresa premiou drivers de tablets com software que:
- Rastrear automaticamente o tempo de trânsito dos motoristas.
- Capture facilmente as informações do cliente.
Essas informações são enviadas automaticamente para a equipe do escritório, sincronizando assim com o sistema de contabilidade.
Uma empresa que desenvolve sistemas de informação grandes e complexos trabalha com um parceiro para construir um sistema que facilite as solicitações de mudança para o diretório de atividades.
O processo anterior era complicado, porque os dados eram passados manualmente por vários sistemas diferentes. Embora o processo tenha funcionado bem, em casos específicos, qualquer erro pode levar a falhas.
Ao centralizar esse processo com a instalação de um único sistema, a empresa reduziu o processo de homologação, facilitando o seu monitoramento e evitando erros causados pela não transferência correta das informações entre os sistemas..
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