O caixa geral é um livro auxiliar no qual todos os recebimentos em dinheiro e transações de pagamento são armazenados, incluindo depósitos e retiradas bancárias. É o principal repositório de informações relacionadas ao caixa de uma empresa.
As empresas dividem o caixa geral em dois segmentos: o diário de desembolso de caixa, onde todos os pagamentos em dinheiro são registrados, como despesas operacionais e contas a pagar, e o diário de recebimentos de caixa, onde todos os recebimentos de caixa são registrados., Como vendas à vista e contas a receber..
Uma empresa usa a caixa registradora geral para manter o controle de vários recebimentos e pagamentos de dinheiro que viajam através de uma empresa.
As informações da caixa registradora geral são registradas periodicamente no razão geral. Comparado rotineiramente com os registros bancários por meio de uma reconciliação bancária, para garantir que as informações no livro estejam corretas.
Se não estiver correto, uma entrada de ajuste é feita para trazer a caixa geral em conformidade com as informações bancárias.
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As atividades econômicas de qualquer negócio envolvem entradas e saídas regulares de caixa e equivalentes de caixa. O fundo geral ajuda a liderança de uma empresa a determinar quanto dinheiro a empresa tem em um determinado momento.
Com essas informações, a empresa pode mostrar sua demonstração de fluxo de caixa aos credores e, assim, garantir que está atendendo efetivamente ao desafio competitivo..
O fluxo de caixa está focado no dinheiro que a empresa gasta em atividades de investimento, operação e financiamento..
Em empresas que lidam com um grande número de transações de débito e crédito em dinheiro, o caixa geral substitui uma conta de caixa separada no razão da empresa..
As empresas com menos pagamentos e recebimentos em dinheiro podem não exigir um caixa geral e optar por usar apenas uma conta em dinheiro.
A caixa geral é usada para registrar recebimentos e pagamentos em dinheiro. Funciona como um livro auxiliar.
As entradas relacionadas ao recebimento e pagamento em dinheiro são primeiro lançadas na caixa registradora e, em seguida, lançadas nas contas do razão geral correspondentes.
Além disso, o caixa geral é um substituto para a conta de caixa no razão. Se uma caixa geral for mantida de maneira adequada, não há necessidade de abrir uma conta à vista no razão..
Existem muitas razões pelas quais uma empresa pode registrar transações usando uma caixa registradora geral em vez de uma conta em dinheiro..
- Saldos de caixa diários são fáceis de acessar.
- Os erros podem ser facilmente detectados por meio de verificação.
- Os lançamentos são mantidos atualizados, pois o saldo é verificado diariamente.
No contexto de negócios, políticas de caixa seguro são adotadas, especialmente aquelas relacionadas à verificação do caixa em geral, para encorajar relatórios precisos e prevenir roubo de ativos.
Você nunca deve colocar o dinheiro recebido no caixa para pequenas despesas. Irá causar erros e confusão nos registros contábeis.
Todo dinheiro que entra no negócio deve ser imediatamente depositado no banco e registrado nos registros antes de ser pago novamente. Caso contrário, pode ser confuso ao reconciliar o saldo de caixa.
A emissão adequada de recibos ajuda a proteger a empresa de alguém que embolse o dinheiro em vez de depositá-lo. Os recibos devem ser pré-numerados com duplicado.
Às vezes, pode não ser possível obter recibos. Por exemplo, ao comprar itens em um mercado.
Neste caso, o custo de cada transação deve ser anotado imediatamente para não esquecer os valores. Eles podem então ser transferidos para um recibo de dinheiro para um gerente autorizar.
Ter dinheiro no escritório é tentador. Muitas vezes uma fraude começa assim.
O dinheiro deve ser depositado rapidamente no banco. No máximo, dentro de três dias do recebimento.
Para proteger as pessoas que lidam com dinheiro, sempre deve haver duas pessoas presentes ao abrir caixas de dinheiro, envelopes e outras fontes de dinheiro. Ambas as pessoas devem contar o dinheiro e também assinar o recibo.
A caixa só deve ser usada para fazer pagamentos quando os outros métodos forem impossíveis. O ideal é configurar contas de fornecedores para pagar faturas em cheque ou transferência bancária.
A vantagem de pagar em cheque é que um conjunto adicional de registros é produzido na forma de um extrato bancário. Além disso, garante que apenas pessoas autorizadas efetuem pagamentos, reduzindo a possibilidade de furto ou fraude..
A caixa registradora geral é geralmente subdividida em um diário de recebimento de caixa e um diário de desembolso de caixa quando há um grande número de transações.
Em uma pequena empresa, com menor volume transacional relacionado ao dinheiro, todas as transações em dinheiro são registradas em uma única caixa geral.
As transações em dinheiro passam por diferentes fases antes de terminar em um relatório de liquidez. Em geral, as entradas e saídas de dinheiro são registradas por débito e crédito na conta de caixa..
Por exemplo, cobranças de clientes são contabilizadas através do débito em conta e crédito na conta de contas a receber do cliente. As informações da caixa geral são inseridas em ordem cronológica, a fim de facilitar a busca por transações.
As entradas de caixa são então inseridas no balancete, o que ajuda os contadores a verificar se o total de créditos é igual ao total de débitos..
A terceira etapa do processo de relatório financeiro leva à divulgação de caixa no balanço patrimonial da empresa..
A primeira entrada de caixa geral é o saldo inicial no início de um período contábil. Cada entrada deve conter uma data, uma nota sobre a despesa ou recibo e o valor total da transação.
As transações gerais em dinheiro também devem ser transferidas para as contas ou títulos correspondentes no razão geral..
Por exemplo, os pagamentos recebidos em dinheiro por serviços prestados são listados na seção "Ativos" da contabilidade..
Despesas correntes com suprimentos e outros materiais de negócios são listadas como despesas.
A empresa deve reconciliar o caixa geral com os extratos bancários mensais recebidos da instituição financeira e levar em consideração as discrepâncias nos fundos.
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