O organograma de um hotel representa as funções de que um hotel necessita para realizar seus processos de trabalho, missão, visão e valores. Todo hotel, seja de pequeno, médio ou grande porte, precisa de uma estrutura organizacional para realizar suas operações diárias..
O organograma é usado para ajudar a dividir tarefas, especificar o trabalho para cada departamento e delegar autoridade dentro e entre os departamentos. É útil para pessoas que trabalham na organização, mas também para candidatos, novos funcionários, investidores, colaboradores e outros.
O organograma acima é típico de um hotel 5 estrelas, embora um hotel 4 estrelas possa ter o mesmo número de departamentos ou mais. O número de estrelas pode ser diminuído ou aumentado independentemente do número de departamentos.
Por exemplo, o hotel “NY King” poderia manter todos os apartamentos e upgrade de 4 a 5 estrelas. Ou vice-versa; rebaixar de 5 para 4 estrelas e manter todos os departamentos.
O número de apartamentos varia de acordo com os serviços oferecidos pelo hotel. Um hotel de luxo -5estrelas- pode ter serviços turísticos para clientes, ginásio, piscina, campos de ténis, SPA, discoteca ... Outro hotel mais pequeno não terá estes serviços adicionais e por isso não necessitará de tantos funcionários, reduzindo o número de departamentos.
Os cargos seniores mais comuns em um hotel são: gerente, gerente de marketing, gerente de contabilidade, gerente de pessoal, gerente de engenharia, gerente de compras, gerente de quarto e gerente de restaurante.
Destas posições, são geradas outras que são inferiores embora não de menor importância para cumprir a função principal do hotel; acomodar hóspedes dando a melhor qualidade possível, dependendo do número de estrelas de cada hotel.
Normalmente, o responsável por fazer o organograma de uma empresa é o diretor de Recursos Humanos.
Além do organograma, você precisará ter os cargos bem definidos na “descrição do cargo” para que as funções de cada funcionário sejam bem definidas. Isso será essencial para a contratação de novos funcionários e para que cada funcionário saiba o que fazer..
Por outro lado, existem hotéis que têm funções terceirizadas de recursos humanos, principalmente hotéis menores que não fazem parte de redes hoteleiras..
É a posição de maior responsabilidade:
Além de complementar as demais áreas principais, sua função principal é se dedicar à área de vendas e publicidade:
O principal objetivo deste cargo é apoiar o trabalho do seu superior hierárquico, do chefe e / ou gerente comercial, controlar, classificar e ordenar as vendas realizadas, além de arrecadar notas fiscais para a realização do devido processo na ordem administrativa.
O departamento de quartos é o que se encarregará de captar os pedidos de reserva e atendimento para o efeito, além de controlar os cheques e pagamentos dos mesmos..
Você também deve supervisionar se os quartos estão limpos, trabalhando em estreita colaboração com as recepcionistas e governantas..
Eles têm a tarefa de determinar a disponibilidade de quartos e fazer e confirmar as reservas.
O supervisor ou gerente de reservas é o responsável por direcionar o bom desempenho do departamento e os agentes de reservas desempenham as funções de lidar com as reservas através de todos os diferentes meios que chegam (mídia, reservas de grupo, online, passeios, operadoras, etc.), gerenciar o dinheiro proveniente dos depósitos correspondentes e garantia das reservas efetuadas.
É um dos trabalhos mais importantes porque você é responsável por uma carteira de vendedores a quem deve dizer a eles o que fazer.
Ele é responsável pelo que cada um de seus funcionários faz, ele deve saber o movimento de todas as contas e se houver algum problema com elas, ele deve se responsabilizar por isso..
Você deve fornecer um índice detalhado dos extratos de conta, ter iniciativa para obter contas importantes para sua empresa.
O sucesso ou o fracasso da empresa depende deles, é uma posição muito complexa que exige um nível extremo de comprometimento e responsabilidade.
Ele é responsável pela supervisão do departamento de serviço:
É um cargo importante porque está no controle dos assuntos administrativos, deve combinar com o Diretor Geral como os assuntos serão distribuídos e informá-lo sobre as diferentes etapas e eventos relacionados com eles..
Você deve gerenciar os recursos financeiros, orçamentos, despesas, despesas e investimentos em conjunto com as Diretorias e Unidades da empresa.
Supervisiona a gestão de recursos financeiros, coordena fundos regulados pelo governo, supervisiona processos relacionados à administração de pessoal.
Registra e mantém o fornecimento e aquisição de recursos materiais, ativos e serviços gerais da corporação.
Como o próprio nome indica, é responsável por criar estratégias e planos para entrar em novos mercados e valorizar os pontos fortes da empresa, além de aprimorar a experiência e o conhecimento de cada membro da associação ou organização..
A sua principal função centra-se na responsabilidade direta pelas atividades de vendas da empresa, gestão de marketing, promoção e distribuição, planeamento de vendas, organização das diferentes distribuições..
Atribuir objetivos a serem cumpridos no que diz respeito às vendas por produtos e áreas, criar planos estratégicos para melhorar o sucesso da empresa, estudar clientes e locais que possam ser mais adequados para promover.
Promove um ambiente de trabalho em equipe, promovendo o espírito de vendas do pessoal responsável..
Analise as possíveis causas de problemas e reclamações de clientes.
Elabore políticas para determinar preços e condições de venda.
Crie planos para aumentar o progresso do treinamento das pessoas em seu departamento.
É responsável por receber, filtrar e distribuir os diversos procedimentos e melhorias ao nível da qualidade do serviço.
Departamento encarregado de analisar e controlar as operações financeiras e contábeis.
Também se dedica à preparação de orçamentos anuais, previsões de receitas, demonstrações financeiras, elaboração de relatórios sobre a situação financeira, atendimento a auditorias de controladoria, etc..
É uma posição muito importante para o correto desenvolvimento do trabalho na empresa, pois são eles os responsáveis pela cadeia de abastecimento e compras de todos os bens necessários para o bom funcionamento do estabelecimento.
Podem ser compras para uso da empresa como para revenda e / ou matéria-prima para a produção de seus próprios produtos.
Essa cobrança também inclui a compra de serviços relacionados a transporte ou marketing..
Eles são responsáveis pelo uso de sistemas de informação e informática para a direção da organização.
Eles planejam e dirigem todas as atividades relacionadas à tecnologia da informação e tecnologia na empresa para a qual trabalham.
Eles determinam as metas de negócios para a concepção de planos para atingir as metas previamente definidas.
Ele está encarregado de cumprir todas as funções do gerente quando este estiver ausente.
Em geral, ele não toma decisões importantes sem antes consultar o gerente, mas ele tem uma decisão sobre questões rotineiras e comuns que podem surgir no funcionamento normal do hotel..
Você deve ser treinado com todas as informações e conhecimentos necessários para assumir uma posição tão importante, conhecer todas as funções, o pessoal, suas tarefas, substituições, etc..
Além disso, o conhecimento das normas legais é algo que não pode faltar para evitar problemas com a lei..
Você precisa resolver rapidamente e ter um plano B para tudo, caso as coisas não saiam como o esperado.
Seu trabalho consiste em planejar, supervisionar e controlar a execução de todas e cada uma das políticas operacionais relacionadas à sua área:
Organizar e controlar as tarefas do departamento de recepção:
Este departamento é o que conta com o maior número de funcionários responsáveis por todo o hotel e é o principal responsável pela limpeza de todo o estabelecimento: tanto das áreas comuns do hotel como corredores, escritórios, quartos, etc..
Esta posição é extremamente importante porque a limpeza é a carta de apresentação de um hotel, grande parte do sucesso ou do fracasso depende disso..
Deve receber treinamento, os funcionários devem ser amigáveis e transmitir cordialidade aos hóspedes.
Ele é responsável por supervisionar a preparação e decoração de cada um dos pratos e bebidas que são preparados na cozinha do hotel, seguindo as receitas e padrões previamente estabelecidos pelo hotel..
Garantir o correto desempenho das funções dos demais colaboradores, bom manuseio dos suprimentos, evitar desperdício de material, preparar o cardápio, supervisionar a área de sobremesas, licores, estoque geral, etc..
Você deve fazer as aquisições necessárias e controlar os armazéns.
Esteja no controle de todo o pessoal sob sua responsabilidade.
Responsável perante o gerente pelo correto funcionamento dos serviços oferecidos pelo restaurante ou cafeteria.
Ele é responsável por controlar o pessoal, criar os menus, monitorar o uso racional de matérias-primas e outros bens, controlar a produção e a qualidade dos pratos, determinar o horário de trabalho dos demais trabalhadores sob sua responsabilidade.
Ele é responsável pelo desenvolvimento de um programa anual de manutenção e prevenção de máquinas e equipamentos..
Tomar todas as medidas necessárias para manter e melhorar as condições arquitetônicas do imóvel.
Administrar os serviços básicos, apoiar as áreas que o compõem, zelar pela segurança do imóvel e de seus ocupantes, operar a comissão de segurança e higiene.
É responsável pela prevenção de riscos ocupacionais.
Encarregado de tudo relacionado ao jardim e sua manutenção.
Sua função é planejar e dirigir a gestão administrativa da empresa.
É responsável por tudo o que se refere ao controle de recursos humanos e atua em contato direto com a Gerência Geral e demais gestores.
Controlar as entradas e saídas de todos os materiais, equipamentos, produtos, ferramentas e, em geral, todos os bens de propriedade da empresa.
Também realiza auditorias e inventários para o controle correto e eficaz.
Seu trabalho está relacionado às tarefas contábeis, entre algumas de suas muitas funções podemos encontrar:
Suas principais funções são:
Outro esquema é:
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