Um cronograma de atividades de projeto é um documento, geralmente feito na forma de uma tabela ou gráfico, no qual todas as tarefas que precisam ser realizadas para realizar um determinado projeto no tempo estipulado podem ser facilmente visualizadas.
Além disso, não só é possível ver quais tarefas são necessárias para a realização do projeto, mas também por quanto tempo essas tarefas devem ser realizadas e quando devem começar a ser realizadas, pois para alguns projetos pode ser necessário termine uma tarefa para começar outra.
Além disso, o referido cronograma também pode incluir informações sobre os recursos necessários ao cumprimento de cada tarefa e sobre a pessoa ou setor responsável pela sua execução, entre outras informações..
Não existe uma forma única de fazer um cronograma de atividades, embora um dos tipos de gráficos mais utilizados na sua elaboração seja o Gráfico de Gantt..
Aqui estão algumas das funções mais importantes para as quais os cronogramas de atividades do projeto são usados:
O fato de possuir um cronograma detalhado de atividades possibilita um melhor acompanhamento das tarefas que precisam ser realizadas para a conclusão de um determinado projeto. Desta forma, é possível corrigir, ou mesmo evitar, atrasos ou tarefas perdidas.
Por exemplo, em um projeto de software, a pessoa encarregada de controlar as atividades do cronograma pode ver se as tarefas estão sendo concluídas no tempo estipulado, ou se há alguma tarefa que apresenta atrasos.
Por meio de um cronograma de atividades em que são estipuladas as quantidades de material necessárias para a realização de cada tarefa, é possível determinar facilmente quanto material e quando será necessário..
Por exemplo, em um cronograma de atividade de projeto de construção, você pode ver facilmente em que data uma certa quantidade de concreto será necessária. Desta forma, se você não tiver a quantidade necessária de concreto em estoque, poderá comprar o material com antecedência para que esteja disponível quando você precisar..
Graças ao uso de um cronograma de atividades, é possível detectar em qual parte do processo há mais engarrafamentos, podendo resolver esses problemas a tempo para que não haja atrasos.
Por exemplo, em uma fábrica, se for detectado que há um possível atraso na fabricação de uma peça importante, mais trabalhadores podem ser colocados naquele setor para ajudar a concluir a tarefa mais rapidamente..
Para realizar um cronograma de atividades para um projeto, as seguintes etapas devem ser seguidas:
A primeira coisa a fazer para criar um cronograma de atividades é definir todas as tarefas necessárias para concluir o projeto..
No caso de o projeto envolver diferentes setores de uma fábrica ou empresa, recomenda-se que todos os responsáveis pelas diferentes áreas da mesma contribuam com informações detalhadas sobre as tarefas a realizar..
A seguir, devem ser estabelecidas as relações que cada uma das atividades a serem realizadas..
Isso é feito com o intuito de evitar possíveis conflitos ou interrupções, pois podem haver certas tarefas que dependem de outras. Por este motivo, as atividades são classificadas da seguinte forma:
Essas atividades são aquelas que não podem ser iniciadas até que outra atividade seja concluída.
Essas atividades são as que podem começar ao mesmo tempo.
Essas atividades são aquelas que dependem da conclusão de uma atividade subsequente para iniciar.
Essas atividades são as que terminam ao mesmo tempo.
Nesta etapa, você deve definir quanto tempo cada uma das atividades leva separadamente. O tempo estabelecido é uma estimativa, embora deva ser o mais realista possível, pois disso depende a confiabilidade do cronograma..
Com o estabelecimento desses horários, será possível verificar se as atividades estão sendo realizadas no tempo estipulado, ou se é necessário algum ajuste ou correção em algum processo para cumprimento do calendário.
Uma vez definidas as atividades e vinculadas aos respectivos tempos de duração, o cronograma é executado. Um dos formulários mais utilizados para a elaboração de cronogramas de atividades é o Gráfico de Gantt, embora também existam outros formatos.
Quanto aos horários, certas margens devem ser consideradas em cada atividade, pois é possível que surjam imprevistos..
Além disso, nesta etapa você pode adicionar os recursos (materiais e mão de obra, entre outros) que cada atividade precisa para ser realizada..
Devido ao grande número de variáveis que podem modificar os tempos pré-estabelecidos no cronograma, é necessário controlar tanto o tempo quanto os recursos à medida que as atividades são realizadas..
Desta forma, ajustes podem ser feitos no cronograma para corrigir alguns inconvenientes que possam surgir, como a realocação de recursos ou a criação de novas tarefas..
Aqui estão alguns exemplos de diferentes cronogramas de atividades de projeto:
O exemplo a seguir é um cronograma de atividades para um projeto de software.
O exemplo a seguir é um cronograma de atividade de projeto de pesquisa.
O exemplo a seguir é o de um cronograma de atividade de projeto de tese.
O exemplo a seguir é um cronograma de atividades de projeto de construção. Neste caso particular, o de uma reforma em uma casa.
O exemplo a seguir é um cronograma de atividades de projeto educacional.
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