O Departamento de compras É o setor da empresa responsável por todas as atividades de aquisição de matérias-primas, peças sobressalentes, serviços, etc., conforme exigido pela organização. Fornece um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações industriais, de varejo e militares.
Garante que os suprimentos necessários para operar o negócio sejam solicitados e mantidos em estoque. Este departamento está no centro do gerenciamento bem-sucedido da cadeia de suprimentos e é responsável por minimizar o custo dos produtos pedidos, controlar os níveis de estoque e estabelecer relacionamentos sólidos com os fornecedores..
Um bom departamento de compras exigirá qualidade dos fornecedores e acompanhará os pedidos do início ao recebimento. Ajude outros departamentos a identificar necessidades, gerenciar o processo de requisição e obter preços competitivos. Eles geralmente atuam como controladores para garantir o cumprimento dos orçamentos.
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O departamento de compras está envolvido no planejamento e orçamento corporativo de alto nível. Isso torna possível projetar custos de engenharia reversa e explorar alternativas potencialmente menos caras e / ou de qualidade superior..
Mais do que exigir o menor preço, o departamento de compras trabalha com os fornecedores para reduzir o custo subjacente de seus produtos e serviços..
Eles estão intimamente envolvidos com “o ciclo de vida da inovação”, desde a ideia inicial até a fabricação e a melhoria contínua..
As empresas podem aproveitar essas informações para criar análises preditivas, fornecendo uma visão mais profunda dos mercados.
As crises econômicas ensinaram o valor de estar ciente da estabilidade dos fornecedores. O departamento de compras tem uma visão muito mais clara dessa área do que qualquer outra parte da organização.
É necessário cruzar as fronteiras funcionais e geográficas para encontrar os candidatos certos para o departamento de compras.
Em alguns casos, a resposta está na terceirização ou no uso de organizações de serviços compartilhados.
Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias-primas, mas também pode incluir ferramentas, maquinários ou até mesmo o material de escritório necessário para a equipe de vendas e secretárias..
Em um negócio de varejo, o departamento de compras deve garantir que sempre haja produtos suficientes nas prateleiras ou nos depósitos para manter a loja bem estocada.
É especialmente importante manter seu depósito de estoque em um nível razoável. O investimento excessivo de grandes quantias de dinheiro em estoque pode levar a problemas de estoque e falta de capital para outros tipos de despesas, como pesquisa e desenvolvimento ou publicidade..
Um departamento de compras se encarrega de avaliar continuamente se você está recebendo os materiais com o melhor preço possível, a fim de maximizar a rentabilidade.
Você precisa comparar preços para encontrar os melhores fornecedores com os preços mais adequados para pedidos do porte específico da empresa..
O departamento de compras pode entrar em contato com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos de maior volume ou descobrir a possibilidade de obter produtos com preços mais baixos de uma variedade de outras fontes..
O departamento de compras avalia os fornecedores em termos de preço, qualidade, opinião do cliente e tempo para concluir os pedidos, produzindo uma lista de fornecedores aprovados.
Os pedidos são documentados com formulários de pedido de compra. Eles especificam informações importantes sobre os materiais solicitados, bem como a quantidade solicitada..
Esses formulários são usados para garantir que os produtos pedidos sejam recebidos e para controlar o tempo que leva para os pedidos serem concluídos..
O departamento de compras trata de toda a documentação relacionada à compra e entrega de materiais.
Isso significa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade para garantir que haja dinheiro suficiente para comprar itens, que o caixa flua sem problemas e que todos os pagamentos sejam feitos no prazo..
Antes de efetuar uma compra, o departamento de compras deve certificar-se de que cumpre as formalidades para aquisição e aprovação do orçamento, e deve certificar-se de que os materiais são adquiridos de acordo com a política geral da organização..
O departamento de compras desempenha um papel importante na maximização dos lucros do negócio. Compare preços e negocie com os fornecedores para que a empresa obtenha o melhor preço possível nos produtos necessários.
Você também pode economizar aproveitando as garantias e descontos que os não especialistas geralmente esquecem..
Ajuda a economizar, proporcionando maior transparência nos gastos da empresa. Isso permitirá que você negocie contratos melhores e libere o fluxo de caixa..
O departamento de compras deve identificar quais produtos são essenciais para o negócio e tomar as medidas adequadas para proteger sua cadeia de suprimentos..
Para garantir que materiais insuficientes não afetem a produtividade, o departamento de compras usa técnicas como fontes múltiplas.
Ter várias fontes significa usar vários fornecedores que oferecem os mesmos produtos. Se houver um problema com um fornecedor, os pedidos podem ser aumentados para outro para compensar a falha.
O departamento de compras ajuda a melhorar a qualidade definindo metas de desempenho. Em seguida, ele acompanha o desempenho real em relação a essas metas.
É fundamental medir as características de qualidade usando indicadores para atributos, como durabilidade, aparência do produto ou pontualidade de entrega..
Trabalha em estreita colaboração com os fornecedores para desenvolver seus processos e ajudá-los a melhorar a qualidade.
O desafio do departamento de compras é fazer com que o fornecedor se interesse em trabalhar com a empresa. Faça o fornecedor investir em um relacionamento de longo prazo.
O departamento também deve gerenciar os relacionamentos dentro da empresa. Você tem que trabalhar com as partes interessadas internas, como marketing, finanças, logística e distribuição, para garantir que todos estejam alinhados.
Por estar sempre em contato com diversos negócios externos, o departamento de compras está em uma posição ideal para adquirir produtos inovadores que possam trazer uma vantagem competitiva ao negócio em termos de preço, qualidade ou conveniência..
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