UMA desembolso (contabilidade) Dinheiro, também chamado de pagamento em dinheiro, refere-se ao pagamento feito por uma empresa durante um período específico, como um mês, um trimestre ou um ano. É a saída de dinheiro pago em troca do fornecimento de bens ou serviços.
Não inclui apenas pagamentos em dinheiro (saque), mas também por meio de cheques ou transferências eletrônicas de fundos. Se o pagamento for feito em cheque ou transferência bancária, geralmente há um atraso de um ou dois dias antes que os fundos sejam retirados da conta bancária da empresa, devido à duração do seu processamento.
Os desembolsos de caixa geralmente são feitos por meio do sistema de contas a pagar. No entanto, os fundos também podem ser desembolsados por meio do sistema de folha de pagamento e do caixa para pequenas despesas..
O processo de dispensa pode ser terceirizado com o banco da empresa, para que este emita os pagamentos a partir das datas autorizadas pela empresa pagadora com recursos da conta corrente da entidade..
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Uma saída representa uma saída de caixa. A atividade de pagamento resulta em uma redução do saldo de caixa disponível em uma conta corrente.
Uma saída de dinheiro também pode ser feita para devolver o dinheiro a um cliente, o que é registrado como uma redução nas vendas. Outro tipo de desembolso de caixa é o pagamento de dividendos aos acionistas; isso é registrado como uma redução no capital social.
Há um grande número de transações de pagamento possíveis, entre as quais estão as seguintes:
- Salários pagos aos funcionários.
- Comissões de vendas pagas aos vendedores.
- Royalties pagos pelo uso de propriedade intelectual.
- Pagamento de faturas de fornecedores.
- Dividendos pagos aos acionistas ou investidores.
- Impostos pagos ao Estado.
As formas mais comuns de desembolso são dinheiro, cheque, transferência eletrônica automatizada de câmara de compensação, cartão de débito e transferência eletrônica..
Uma empresa usa contas de desembolso para controlar o dinheiro que usa para despesas tão diversas como folha de pagamento, litígios, multas regulatórias, manutenção de equipamentos e suprimentos de escritório..
Qualquer conta da qual a empresa depende para monitorar o que sai dos cofres corporativos é considerada uma conta de desembolso. Dada a importância dessas contas, há muito pensamento estratégico para formular e adotar procedimentos de desembolso..
Esses regulamentos ajudam os funcionários a compreender claramente como desembolsar fundos, quando fazê-lo, de quem obter aprovação e como relatar itens..
Um contador registra as transações e as lança em livros contábeis, como o razão geral e o livro de contas a pagar. Cada registro inclui a data, o nome do beneficiário, o valor carregado ou creditado, a forma de pagamento, a finalidade do pagamento e seu efeito no saldo de caixa geral da empresa..
As contas no razão geral dependem do tipo de negócio. Por exemplo, um varejista tem pagamentos para itens de estoque, contas a pagar e salários. Um fabricante tem transações de matéria-prima e custos de produção.
Os desembolsos em dinheiro medem a quantidade de dinheiro que realmente sai de uma empresa. Esse valor pode ser muito diferente do lucro ou prejuízo real da empresa..
Por exemplo, se uma empresa usa o método de contabilidade de competência, as despesas são relatadas quando são incorridas, não quando são pagas. Da mesma forma, a renda é relatada quando é ganha, não quando é realmente cobrada..
No entanto, se a receita não for coletada tão rapidamente quanto desejado, mas as despesas estão sendo pagas, você pode estar declarando um lucro, mas sem ter dinheiro para terminar.
O desembolso de dinheiro faz parte do fluxo de caixa. Se o fluxo de caixa for negativo, o que significa que as despesas são maiores do que a receita, pode ser um aviso prévio de potencial insolvência..
O diário de despesas é o registro mantido pelos contadores de todas as despesas financeiras incorridas por uma empresa antes de publicá-las no razão geral..
Os diários de desembolso têm várias funções, como meio de registrar o cancelamento de impostos e a categorização de outras despesas. Todas as compras feitas em dinheiro são registradas no diário de despesas.
Este diário é reconciliado mensalmente com as contas do razão geral. Subseqüentemente, são usados para criar as demonstrações financeiras dos períodos contábeis regulares..
Os diários são mantidos no Programas da contabilidade e conterá as seguintes informações básicas: data de desembolso, número do cheque, tipo de transação, montante, beneficiário e nota.
O gerente do diário deve ser muito meticuloso e estar ciente de todas as transações para manter o diário de maneira adequada. Também é uma boa prática estabelecer controles internos para que o dinheiro não seja desviado ou desviado..
Esses controles internos podem ser para verificar despesas de grandes quantias ou monitorar esquemas de pagamento específicos para detectar atividades incomuns..
Além de ser usado para lançamentos do razão geral na preparação das demonstrações financeiras de uma empresa, o diário de despesas pode fornecer informações aos proprietários sobre as atividades de manuseio de dinheiro..
Dentre as informações de destaque apresentadas pelo referido jornal destacam-se quanto foi destinado ao estoque daquele mês, quanto veio com salários, quanto com aluguel, quanto com serviços externos, entre outros aspectos. O diário torna-se um bom recurso para orientar futuras decisões de dispensa de dinheiro.
Um exemplo de despesa é quando o advogado de uma empresa, ao preparar um caso, faz pagamentos a terceiros por honorários legais ou médicos, investigações privadas, envio de documentos ou laudos periciais..
Os desembolsos podem ser caros em casos que envolvem laudos de especialistas para o estabelecimento de evidências, especialmente em casos de lesões corporais, quando lesões graves têm efeitos de longo prazo e devem ser avaliadas imediatamente.
Esses relatórios permitem que você determine com mais precisão as perdas do cliente e forneça um melhor entendimento dos danos reclamados. O advogado notifica o cliente e a seguradora antes de incorrer em altos custos de desembolso. O cliente deve reembolsar o advogado.
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