O gestão administrativa É o conjunto de formas, ações e mecanismos que permitem utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros de uma empresa, para atingir o objetivo proposto. É baseado em quatro princípios fundamentais; o pedido é o primeiro, conforme cada trabalhador deve ocupar o cargo para o qual foi treinado.
A falta de ordem leva a um trabalho menos eficiente e ao uso incorreto de recursos. O segundo princípio é a disciplina; dentro da disciplina de gestão administrativa é um aspecto importante, uma vez que as normas e regras devem ser observadas e respeitadas por todos.
O terceiro princípio é a unidade de comando. O empregado deve saber a quem reporta seu trabalho e de quem receberá pedidos, para evitar mensagens errôneas que prejudiquem a qualidade do trabalho. Por fim, fomentar e valorizar a iniciativa dos funcionários é crucial para motivar; Isso terá um impacto positivo no ambiente de trabalho e no alcance das metas..
A gestão administrativa é essencial para a organização, visto que constitui a base sobre a qual serão realizadas as tarefas do próprio grupo, constituindo também uma rede que visa o cumprimento dos objetivos de negócio..
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Os processos de gestão devem ser realizados de forma adequada para que o desempenho eficaz seja realizado em cada uma das funções administrativas.
Convém que isso inclua planejamento, organização, direção e controle, tudo girando com base no cumprimento dos objetivos..
Refere-se à seleção, treinamento, colocação e remuneração de pessoal. O alcance dos objetivos da organização depende de poder contar com pessoal adequado, para o qual deve ser mantido o interesse em atender às necessidades dos colaboradores e, ao mesmo tempo, ser leal à organização.
Os ativos de uma organização devem ser protegidos contra uso indevido, perda ou dano causado por roubo, incêndio ou qualquer outro meio.
Por este motivo, é necessário manter um registo adequado para cada tipo de bem, responsabilizando o pessoal pela sua correta utilização e tutela..
Uma das funções importantes da gestão administrativa é o estabelecimento e manutenção de diversas linhas de comunicação entre a organização e seus públicos de relacionamento (clientes, acionistas, colaboradores, fornecedores, consumidores)..
Para um desempenho estável e ininterrupto do trabalho administrativo, sistemas e procedimentos de rotina definidos devem ser desenvolvidos. Isso é motivado pela natureza da interdependência e inter-relação entre as tarefas específicas de cada departamento..
Em cada departamento existe a necessidade de imobilizações adequadas para o desempenho eficiente e económico das obras aí realizadas. Portanto, um procedimento padrão deve ser seguido na seleção e compra de cada tipo de ativo fixo necessário..
Um aspecto importante é realizar a detecção e avaliação da real necessidade do bem, evitando assim gastos desnecessários que afetam as finanças da empresa..
Dado que o trabalho administrativo possui características particulares, os formulários utilizados devem ser concebidos de forma a fornecerem de forma adequada as informações solicitadas..
É dever da administração elaborar esses formulários e buscar padronizar seu uso, de forma a reduzir custos..
Esses artigos devem atender às necessidades dos usuários, pois afetarão a execução sistemática e rápida do trabalho realizado..
Portanto, é importante garantir a padronização, seleção e compra desses insumos, bem como sua distribuição para outros departamentos, quando necessário.
O planejamento é a pedra angular deste processo, uma vez que as ações subsequentes a seguir serão derivadas dele. Para realizar um processo eficiente é necessário considerar o seguinte:
- Tenha objetivos claros.
- Estude o ambiente em que o trabalho será realizado.
- Identifique e atribua as tarefas que ajudarão a atingir os objetivos.
- Realizar um plano abrangente de realizações, destacando os elementos criativos que ajudam a realizar o trabalho de forma eficaz.
- Determine as políticas, métodos e procedimentos necessários para o desempenho do trabalho.
- Crie sistemas de alerta que permitem antecipar ações contra problemas futuros.
- Atualizar constantemente os planos, considerando os resultados dos controles exercidos sobre eles.
Para ter sucesso, todos os recursos humanos, financeiros e materiais relacionados ao trabalho a ser realizado devem ser coordenados..
Isso implica o estabelecimento de um conjunto de regras e atribuições de tarefas que devem ser estritamente seguidas pelas pessoas envolvidas. Algumas dessas atividades são:
- Divida o trabalho considerando as unidades de operação.
- Tarefas de grupo por empregos.
- Estruturar as unidades operacionais com critérios de gerenciabilidade e afinidade da obra.
- Selecione o pessoal com as habilidades necessárias para um cargo específico.
- Estabelecer ajustes nas atividades realizadas, com base nos resultados de seu controle..
Para cumprir as estratégias planejadas e organizadas, é necessário realizar as ações que as iniciam e lhes dão continuidade..
Entre estas medidas encontram-se as de direcionar a atividade e promover o desenvolvimento do colaborador no ambiente de trabalho e pessoal, de forma que esta motivação se traduza na concretização eficaz do objetivo. Essas estratégias podem ser:
- Oriente e incentive o grupo a atingir a meta.
- Estabelecer comunicação direta, aberta e transparente com cada um dos envolvidos, direta ou indiretamente, no trabalho.
- Desenvolva o potencial de cada membro.
- Criar incentivos para colaboradores que se destacarem em determinados critérios pré-estabelecidos, como criatividade, rapidez de conclusão, entre outros.
- Estabelecer mecanismos de avaliação constante do processo de execução, a fim de retificar ações se necessário.
É importante implementar estratégias para verificar se o que é planejado, organizado e executado está progredindo de forma satisfatória e eficaz para o alcance do objetivo.
Isso permitirá tomar decisões para substituir atividades ou reorientar o processo, permitindo que seja otimizado. Estas podem ser algumas das ações a seguir:
- Estabelecer comparações dos resultados com os planos gerais da empresa.
- Avalie o produto da obra, com base nos padrões de desempenho da mesma.
- Divulgar os meios a serem utilizados nas medições.
- Comunicar as sugestões ao pessoal responsável, a fim de corrigir as ações que se fizerem necessárias.
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