As funções de escritório dominando São as atividades administrativas realizadas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e que são necessárias ao seu funcionamento. Se feito de forma eficiente, os resultados geralmente serão muito melhores do que se feito de maneira inadequada..
O trabalho de escritório normalmente tem um horário normal de segunda a sexta, que começa às 8h ou 9h. e dura até 16h ou 17h, embora isso varie de acordo com o país ou região.
A maioria dos trabalhos de escritório exige habilidades básicas, como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras, etc..
Dependendo do nível do cargo ou responsabilidade assumida, requer que a pessoa tenha formação técnica, universitária ou de quarto nível.
Esta é a primeira e mais importante tarefa, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios..
Existem ferramentas tecnológicas que ajudam esses métodos a serem posteriormente especificados em tarefas distribuídas entre os membros da equipe, mas somente um bom planejamento pode garantir que tudo acabe somando ao objetivo do negócio..
O planejamento geral requer uma visão clara do negócio e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que possa cumprir as metas e prazos estabelecidos..
Uma tarefa que diariamente ocupa o tempo de quem trabalha em escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiem ou detalhem suas funções ou que sirvam para explicar aos demais colegas os detalhes (antecedentes, avanços, resultados prós e contras, etc), de um projeto específico.
Esses documentos servem também como registro da atividade da organização a que pertence aquele escritório, para futuras auditorias ou revisões..
São encontros entre os membros de uma equipa de trabalho em que são trocadas ideias sobre projectos em curso, são apresentadas novas propostas, são partilhadas apresentações, relatórios ou relatórios..
Normalmente têm o objetivo de alinhar todos os presentes para o cumprimento de um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que podem ter surgido no desempenho de tarefas.
Geralmente têm frequência, duração e dinâmica bem definidas. Da mesma forma, o que é discutido neles geralmente é registrado em minutos ou minutos para arquivamento.
Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras vários dias por semana, outras a cada duas semanas e ainda outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.
Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião de forma que consigam coincidir em um determinado local e horário.
É uma tarefa difícil, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados vejam as datas disponíveis e escolham um horário que seja conveniente para eles..
É uma tarefa que pode demorar muito. Um relatório da Adobe publicado em 2016, que resultou de uma pesquisa autoaplicável com mais de mil trabalhadores, revela que gastamos em média 20,5 horas por semana, verificando nosso e-mail de trabalho.
Classificar, ler e responder e-mails é uma forma de comunicação muito comum e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a um projeto ou processo organizacional.
Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras mais eficientes de gerenciar e-mails, também existem aplicativos para isso, como os rótulos inteligentes do Gmail.
Outra forma de acelerar essa tarefa é incorporar modelos de e-mail padrão ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para destinatários diferentes e em horários diferentes..
Nessa tarefa, deve-se garantir que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; ter todas as faturas enviadas, postadas, pagas e enviadas. Claro que existem escritórios em que eles apenas se dedicam a este.
Esta atividade também inclui a manutenção de contas financeiras e documentos jurídicos atualizados para que não haja problemas com o quadro jurídico que diz respeito à organização em questão..
Esta função garante que todas as mercadorias relacionadas com o trabalho da empresa sejam transportadas de e para os armazéns e clientes. Também inclui a ligação com fornecedores para obtenção de matéria-prima para a fabricação de novos produtos..
O objetivo dessa função é garantir que a empresa tenha em seu poder tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa..
No escritório também é obrigatório atender o telefone, por se tratar de um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre os próprios colegas de trabalho..
Embora pareça uma tarefa simples, requer um determinado protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à sua imagem. Portanto, é importante respeitar as regras de cortesia, manter um tom institucional, moderar o volume da voz e o vocabulário utilizado.
Outra informação importante, que às vezes é esquecida ao executar essa função, é anotar o máximo de dados possível sobre a pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá o acompanhamento correto do assunto discutido durante a conversa telefônica..
A maioria das tarefas que são executadas em um escritório, geram algum documento: faturas, notas, atas, minutos, relatórios de vendas, etc..
Em formato digital ou em papel, é uma quantidade de informação que exige que alguém se encarregue de catalogá-la, arquivá-la e salvaguardá-la de acordo com o seu grau de importância para o negócio..
Precisamente este último ponto, o da proteção da informação, é uma questão que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, para a qual estão surgindo cada vez mais ferramentas, protocolos e procedimentos que proporcionam segurança no arquivo e transmissão de dados. Uma organização.
Em alguns casos são usados discos rígidos externos, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento na "nuvem", como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud..
Uma tarefa que, apesar de não exigir uma formação acadêmica muito elevada, exige boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório..
Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de un proveedor o la carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los documentos que cualquier empleado puede estar esperando y del cual pueden depender muchos otros procesos dentro da empresa.
Esta função consiste no atendimento físico aos clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa..
Consiste em imprimir os documentos que devem ser guardados fisicamente ou fazer cópias daqueles que devem ser guardados em duplicado ou entregues aos trabalhadores da empresa.
Esta é uma das tarefas do processo de seleção de pessoal. Podem ser realizados individualmente ou em grupo, ou seja, com foco em um único candidato ou em vários.
Os materiais de escritório são essenciais para a sua eficiência. Suprimentos de papelaria, tinta de impressora, embalagem ou papel devem estar sempre disponíveis, portanto, deve haver alguém responsável por seu gerenciamento.
Os procedimentos administrativos são essenciais para uma empresa manter a estabilidade e alcançar o sucesso nos negócios. Estar ciente de questões legais, papelada e outros esquemas burocráticos são algumas dessas funções.
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