Entre os principais funções de secretária Eles enfatizam o gerenciamento da agenda, o atendimento ao público e o tratamento de informações confidenciais. É a pessoa encarregada de realizar as tarefas de assistência administrativa em um escritório.
Esta posição pode ser exercida por um homem ou uma mulher, embora o mais comum seja a mulher que a exerce. Normalmente são responsáveis pelos assuntos confidenciais de pessoas com uma determinada hierarquia dentro da empresa, como diretores, gerentes, presidentes, entre outros. Isso os torna o braço direito do executivo para quem trabalham..
Se a empresa for pequena, a maior carga de trabalho da secretária está relacionada às tarefas básicas de escritório.
Alguns países do mundo dedicam um dia especial a ele durante o ano para agradecer e celebrar seu trabalho. Por exemplo, na Colômbia, Peru e México o dia do secretário é 26 de abril, enquanto na Venezuela é 30 de setembro.
A função da secretária é dar apoio e colaboração ao chefe para que ela possa cumprir plenamente seu papel dentro da organização, sem atrasos ou distrações.
Embora a natureza da empresa afete o tipo de trabalho exigido de uma secretária, pode-se dizer que suas principais funções são:
É responsabilidade da secretária manter a agenda da pessoa para quem trabalha em dia. Lá você deve refletir todos os seus compromissos de trabalho e, às vezes, pessoais.
Você também deve manter um registro dos dados de todas as pessoas e instituições com as quais seu empregador deve estar relacionado.
A agenda de uma secretária geralmente serve como um registro operacional para o executivo para quem ela trabalha..
A atenção ao público é uma das tarefas mais fundamentais que o secretário deve cumprir. Você deve atender as ligações e registrar o motivo delas, bem como todos os dados que permitam ao seu empregador um acompanhamento efetivo do assunto..
Ele também é a pessoa que cumprimenta os visitantes no escritório. Por isso, é importante que a secretária mantenha uma imagem condizente com a imagem corporativa do ambiente de trabalho..
A sua função aí não é apenas cumprimentar e tornar amistosa a espera dos visitantes, mas também dar as primeiras instruções e orientações sobre a cultura organizacional e os processos internos da empresa..
Além de ser a pessoa que recebe e trata a correspondência de seu chefe, a secretária escreve, lê, responde e arquiva a maioria das cartas, avisos, memorandos e e-mails de seu empregador..
Para este fim, você deve lidar com certas aplicações de Programas que permitem preparar esses documentos com maior agilidade e rapidez.
A especificidade dessas competências dependerá do tipo de trabalho exigido na área em que atuam..
A secretária gerencia o banco de dados de contatos de seu chefe e arquiva a correspondência escrita, bem como atas de reuniões e outros documentos de interesse dentro do escritório.
É o secretário quem normalmente toma nota dos assuntos discutidos nas reuniões importantes.
Entre as funções que distinguem uma boa secretária está a de tratar de forma adequada e eficiente todas as informações extremamente importantes para o funcionamento da empresa ou instituição em que atua..
Por exemplo, você deve ter controle dos documentos legais que podem ser exigidos por órgãos governamentais a qualquer momento.
Você também pode ter acesso a informações do meio ambiente ou de qualquer um dos atores relacionados à empresa. Essas informações devem ser gerenciadas de forma discreta, eficiente e oportuna..
A secretaria deve operar e manter os equipamentos e móveis do escritório: telefones, fotocopiadoras, impressoras, projetores, móveis, arquivos, entre outros..
Ele é quem mantém o controle do estoque de materiais e equipamentos de escritório. Ele também mantém os sistemas de arquivos físicos e eletrônicos em ordem, para que as informações estejam prontamente disponíveis quando necessário..
A secretária deve ter um espaço de trabalho limpo e organizado, pois costuma ser uma das primeiras coisas que as pessoas de fora da empresa veem ao entrar em suas instalações.
Normalmente, um executivo deve apresentar seus relatórios na forma de apresentações que resumem e classificam as informações. Para esta tarefa, ele geralmente pede ajuda à sua secretária.
A pessoa que está na secretaria deve garantir que as informações que aparecem ali refletem corretamente os dados que seu chefe deseja compartilhar.
Você também deve estar atento para que seja uma apresentação livre de erros ortográficos e que seja consistente com a identidade gráfica da empresa..
Também é responsabilidade da secretária estar ciente de que são seguidas as políticas e procedimentos necessários ao cuidado do patrimônio da empresa ou instituição em que atua..
De acordo com o nível hierárquico de seu chefe, a secretária pode validar a veracidade dos dados que refletem o detalhamento das operações orçamentárias.
Uma secretária deve cuidar do controle de gestão e da administração correta dos recursos dentro do escritório.
Se o patrão precisa viajar muito por motivos de trabalho, a secretária terá a função de organizar tudo relacionado à viagem. Desde a aquisição de bilhetes de comboio ou avião, reserva de alojamento ou contratação de motorista ou guia local.
Em muitos casos, a secretária é responsável por distribuir ou receber informações de outros departamentos antes que elas passem por seu chefe. Com isso, você evita uma sobrecarga de trabalho para o seu superior, já que consegue sintetizar as necessidades mais importantes e aquelas que exigem mais urgência.
Com a ascensão dos empregos online, surge a figura das secretárias conectados ou assistentes virtuais.
Essas secretárias realizam a maioria das tarefas descritas acima, mas remotamente. Nestes casos, as secretárias cobram seus serviços por hora ou por projeto.
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