As políticas de estoque são as instruções escritas da alta administração sobre o nível e a localização do estoque que uma empresa deve ter. Estoque é o termo usado na manufatura e logística para descrever materiais que são entradas para a produção, produtos acabados ou produtos que estão no processo de manufatura..
O principal objetivo das políticas de estoque é aumentar os lucros da empresa, buscando garantir níveis adequados de estoque em todos os momentos. Os procedimentos usados para fazer isso variam de acordo com o tipo de negócio..
O ativo mais valioso de uma empresa geralmente é o valor do estoque que ela possui. Políticas e procedimentos são usados para proteger esses ativos contra vencimento, roubo ou outros tipos de perda..
Além de proteger o estoque, as empresas querem ter certeza de que têm estoque suficiente para atender à demanda, caso contrário, podem perder vendas. Por outro lado, manter um estoque excessivo é caro, não apenas pelo risco de danos ou perdas, mas pelo espaço necessário para armazená-lo..
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O fluxo de custo FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) assume que o estoque mais antigo é vendido primeiro.
Como os custos tendem a aumentar com o tempo, o PEPS usa os custos mais baixos para calcular o custo das mercadorias vendidas. Isso maximiza os lucros e, portanto, cria um passivo fiscal mais alto..
O fluxo de custos LIFO (Last In First Out) tem o efeito oposto: ele minimiza os lucros tributáveis quando os preços sobem.
Essa política visa garantir que o estoque seja controlado e calculado de forma adequada, evitando perdas ou faltas, tanto das obras em andamento quanto dos produtos acabados..
Da mesma forma, para que os suprimentos adquiridos sejam convertidos como parte da mercadoria a ser vendida.
Essa política analisa o método de menor custo ou valoração de mercado, estabelecendo que deve ser aplicado sobre as quantidades reais do estoque, para determinar o valor de cada item..
Os princípios contábeis exigem que as despesas correspondam à receita gerada e ao período contábil.
Isso pode ser feito com a despesa por perda de estoque, estabelecendo uma contra-conta de reserva de estoque.
É calculado o valor da perda e dano a sofrer no período, com amortização no início do período. Isso é feito debitando os custos das mercadorias vendidas e creditando a reserva de estoque.
Na realização das perdas, a conta de reserva é debitada e o estoque é creditado.
Se for utilizado um sistema de estoque perpétuo, os registros são continuamente atualizados quando o estoque muda, por meio de um sistema informatizado. O custo das mercadorias vendidas está sempre atualizado.
Um sistema periódico é baseado em contagens físicas. É mais fácil e barato, mas não fornece informações em tempo real. Atualiza os custos das mercadorias vendidas como um montante fixo no final do período.
Devem ser avaliados os requisitos de cada área da empresa, buscando um equilíbrio entre eles. As variáveis a levar em consideração são:
O primeiro aspecto refere-se ao custo de manter os produtos armazenados. O valor a ser pago pelo depósito deve ser examinado, e o pessoal que gerencia e monitora o estoque.
O segundo ponto são os custos de obsolescência, que correspondem ao caso de produtos alimentícios ou medicamentos perecíveis. Estes têm uma vida útil curta, pois expiram após um certo tempo e não podem ser negociados..
Em terceiro lugar estão os custos da encomenda, relativos à organização administrativa que se encarrega de efetuar as compras..
Esta variável leva em consideração quais expectativas os clientes têm em relação ao serviço, qual o percentual de pedidos concluídos que são entregues ao cliente e qual o prazo de entrega prometido que a empresa cumpriu.
Leve em consideração as condições a serem atendidas para a obtenção do produto. Por exemplo, se o fornecedor exige uma quantidade mínima para comprar, se é uma empresa flexível e confiável, se oferece descontos de acordo com o volume do pedido.
Da mesma forma, se o fornecedor tiver a quantidade necessária disponível e se os produtos forem despachados de seu estoque ou iniciar seu processo de produção após a realização do pedido..
Corresponde ao período de tempo a partir do momento em que é revelado que um produto deve ser encomendado e ao momento em que este produto fica disponível para a empresa utilizar..
Cinco períodos estão envolvidos neste processo: verificação de estoque, gerenciamento de compras, administração de pedidos pelo fornecedor, transporte e entrada no sistema da empresa..
Está relacionado ao número de clientes que compram os produtos regularmente, a fim de avaliar a frequência de vendas e fazer pedidos de acordo com a média de venda.
Esses esquemas não são conclusivos e podem ser alterados a qualquer momento. Portanto, um inventário de segurança deve ser mantido..
A seguir, a título de exemplo, é apresentado o modelo de política de estoque de uma universidade..
Os estoques são definidos como artigos de papelaria, peças sobressalentes, materiais de laboratório, produtos químicos, estoque em consignação e equipamentos menores, vendidos a estudantes ou ao público em geral..
Cada área que possui estoque deve ter um sistema de manutenção de registros para registrar:
- Aditivos.
- Vendas ou transferências.
- Devoluções.
Os registros de estoque devem ser mantidos por pessoas que não sejam responsáveis pelo manuseio físico do estoque no depósito..
Uma inspeção física e contagem de inventário devem ser realizadas anualmente para verificar e confirmar os registros de inventário. Faltas, excedentes, estoques obsoletos e danificados devem ser identificados.
Os itens obsoletos devem ser descartados, obtendo-se a aprovação do responsável oficialmente autorizado por meio do procedimento de delegação financeira..
Quando uma contagem de estoque revela uma discrepância entre os níveis de estoque teórico e físico, os registros de estoque devem ser modificados assim que a contagem física for verificada..
Todas as entradas de ajuste devem ser aprovadas pelo representante oficialmente autorizado de acordo com o procedimento de delegações financeiras..
As unidades organizacionais devem garantir o armazenamento seguro dos estoques, incluindo proteção contra roubo, incêndio e outros danos. O acesso às áreas de armazenamento é restrito.
Todos os estoques avaliados com o objetivo de serem incluídos nas demonstrações financeiras devem ser avaliados pelo menos pelo custo e pelo valor realizável líquido. Onde for prático, o custo dos estoques de itens específicos será alocado em uma base FIFO..
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