O orçamento baseado em zero É um método ou processo orçamentário em que todas as despesas devem ser justificadas a cada novo período. O processo de orçamento baseado em zero começa de uma "base zero", analisando cada função dentro de uma organização para determinar suas necessidades e custos.
Os orçamentos são então criados, alocando fundos com base na eficiência e no que é necessário para o próximo período, sem usar o orçamento do ano anterior, independentemente de cada orçamento ser maior ou menor que o anterior..
O orçamento baseado em zero permite que objetivos estratégicos de alto nível sejam implementados no processo orçamentário, vinculando-os a áreas funcionais específicas da organização, onde os custos podem ser primeiro agrupados e depois medidos em relação aos resultados anteriores e às expectativas atuais.
O orçamento baseado em zero pode ajudar a reduzir custos, evitando aumentos ou reduções gerais do orçamento em relação a um período anterior. No entanto, é um processo lento que leva muito mais tempo do que o orçamento tradicional baseado em custos..
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No passado, as empresas olhavam apenas para algumas coisas específicas e presumiam que tudo já estava no lugar e que não precisavam verificar novamente. No entanto, o orçamento base zero deve aprovar tudo o que será orçado.
Como esse tipo de orçamento requer aprovação para fazer o orçamento, isso significa que os orçamentos são iniciados de uma base zero, com uma nova decisão a cada ano sobre tudo o que é feito.
Essencialmente, a administração deve começar do zero e examinar cada operação e atividade para determinar se vale a pena gastar o dinheiro da empresa. A gestão também deve definir metas de gastos totalmente novas.
É caro, complexo e demorado, uma vez que o orçamento é refeito anualmente. Um orçamento tradicional é mais simples e rápido, pois requer apenas a justificativa de mudanças incrementais.
O orçamento base zero requer uma justificativa para despesas recorrentes e antigas, além de despesas novas. Tem como objetivo dar aos gerentes responsabilidades para justificar suas despesas. Visa também gerar valor para uma organização, otimizando custos e não apenas receitas..
Às vezes, os orçamentos e despesas da empresa estão tão fora de controle que toda a estrutura de custos da empresa precisa ser revisada. Nesse caso, não faz sentido olhar para o orçamento do ano anterior.
Todo o orçamento deve ser totalmente refeito novamente. Esse tipo de mudança drástica é conhecido como orçamento baseado em zero. Ao contrário da cotação tradicional, nenhum item é incluído automaticamente na próxima cotação.
Nenhuma atividade é considerada intocável. Todas as despesas são analisadas e devem ser justificadas para permanecer no orçamento.
No orçamento baseado em zero, a força-tarefa analisa cada plano e cada despesa no início de cada ciclo orçamentário. Você deve justificar cada item do orçamento para receber fundos.
A equipe de trabalho pode aplicar um orçamento base zero a qualquer tipo de custo: despesas de capital, despesas operacionais, vendas, custos gerais e administrativos, custos de marketing, custos variáveis ou o custo da mercadoria vendida.
As etapas a seguir no processo de orçamento base zero referem-se à análise detalhada de cada atividade para todas as áreas da empresa:
- Identificação de uma atividade.
- Encontre diferentes maneiras e meios de realizar a atividade.
- Avalie essas soluções e também avalie diferentes fontes alternativas de fundos.
- Estabeleça números orçados e prioridades.
Quando bem-sucedido, o orçamento baseado em zero produz economias radicais e libera as empresas de metodologias e departamentos fechados. Quando malsucedido, os custos para uma organização podem ser consideráveis.
Esse tipo de orçamento ajuda as empresas a examinar todos os departamentos para garantir que recebam a quantia correta de dinheiro. O orçamento resultante é bem justificado e alinhado com a estratégia de negócios.
Ajuda a considerar as necessidades reais, concentrando-se estritamente nos números atuais, em vez de levar em consideração orçamentos anteriores. Melhore a eficiência operacional por meio de uma análise de suposições rigorosa.
Você pode eliminar despesas redundantes reexaminando despesas potencialmente desnecessárias. Auxiliar na redução de custos, evitando aumentos automáticos no orçamento.
Ele permite uma melhor comunicação dentro dos departamentos, envolvendo os funcionários na tomada de decisões e na priorização do orçamento. Catalisa uma colaboração mais ampla em toda a organização.
A criação de um orçamento baseado em zero em uma empresa pode exigir muito tempo, esforço e análise, o que exigirá uma equipe adicional..
Isso pode tornar o processo contraproducente para cortar custos. Pode ter um custo proibitivo para organizações com fundos limitados.
Usando um orçamento baseado em zero, os gerentes podem tentar distorcer os números para transformar as despesas em atividades vitais. Assim, eles podem criar uma "necessidade" para si mesmos..
Isso faria com que as empresas continuassem desperdiçando dinheiro em coisas de que realmente não precisam.
Esse tipo de orçamento exige que os departamentos justifiquem seu orçamento, o que pode ser difícil em muitos níveis. Departamentos como propaganda e marketing têm que justificar despesas que podem ou não usar no próximo ano devido às flutuações do mercado.
Isso pode custar lucro no futuro porque uma certa quantia de dinheiro não pode ser justificada. É arriscado quando a economia potencial é incerta.
O orçamento baseado em zero requer tempo adicional e custo de treinamento para gerentes.
Isso significa encontrar mais tempo a cada ano para fazer o orçamento, fazer ajustes e receber o treinamento adequado para entender como fazer um orçamento baseado em zero..
Devido à quantidade de tempo e treinamento necessários para realizar o orçamento base zero, os gerentes seniores têm menos probabilidade de fazer revisões em resposta a um mercado em constante mudança..
Isso significa que levará mais tempo para uma empresa transferir dinheiro para os departamentos que mais precisam dele em um determinado momento. O orçamento baseado em zero pode deixar uma lacuna em uma empresa porque este instrumento pode não reagir às necessidades repentinas do departamento.
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