O princípios de controle de uma empresa são os regulamentos que exigem a existência de procedimentos e processos estabelecidos nos sistemas de contabilidade para auxiliar os gestores a fiscalizar e regular as atividades empresariais, garantindo assim a proteção dos ativos da empresa.
O objetivo dos princípios de controle é garantir que o sistema contábil funcione adequadamente e que os eventos de negócios sejam registrados com precisão. Obviamente, os gerentes não podem supervisionar todos os funcionários, então existe a possibilidade de alguns erros ou fraudes acontecerem.
Para identificar e estabelecer controles eficazes, a administração deve avaliar continuamente o risco, monitorar a implementação do controle e modificar os controles conforme necessário..
Ter uma função de negócios essencial fornece segurança razoável, reduzindo a probabilidade de erros e protegendo os ativos da organização. Devido à sua importância, as empresas devem considerar os princípios fundamentais de controle.
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O estilo de gestão e as expectativas dos gerentes seniores, em particular suas políticas de controle, determinam o ambiente de controle.
Em um ambiente de controle há supervisão adicional realizada por um comitê gestor, que garante que haja integridade administrativa, valores éticos, estrutura organizacional bem definida e colaboradores competentes e confiáveis, atribuindo autoridade e responsabilidades..
São políticas e procedimentos específicos que a administração usa para atingir seus objetivos. Isso inclui o seguinte:
Requer que diferentes pessoas sejam atribuídas a responsabilidade pela execução de diferentes tarefas em atividades relacionadas, particularmente aquelas que envolvem autorização, custódia ou manutenção de registros.
Ao exigir que diferentes pessoas executem essas funções, um sistema equilibrado de controle é criado..
Ajuda a garantir que todas as atividades da empresa estejam em conformidade com as políticas e diretrizes estabelecidas.
Exigir que certos gerentes aprovem certos tipos de transações acrescenta um compromisso adicional aos registros contábeis, ao demonstrar que as transações foram analisadas e aprovadas pela autoridade competente..
Inclui a criação de faturas e outros documentos fáceis de usar e suficientemente informativos, a utilização de documentos pré-numerados e consecutivos e a preparação atempada de documentos..
A padronização facilita a revisão de registros antigos, procurando a origem de quaisquer discrepâncias no sistema. A falta de padronização pode fazer com que alguns itens sejam esquecidos ou mal interpretados em tal revisão.
São controles eletrônicos ou mecânicos (cofres, cartões de identificação, cercas, caixas registradoras, câmeras de vídeo, fechaduras) ou controles de computador, relacionados a privilégios de acesso ou procedimentos de backup e recuperação estabelecidos..
A tecnologia geralmente chega aonde as pessoas não conseguem, e você pode estar no trabalho 24 horas por dia sem a necessidade de pagamento extra.
Controlar o acesso a um sistema de contabilidade por meio de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico mantém usuários não autorizados fora do sistema, bem como fornece uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar fontes de erros.
As empresas devem revisar periodicamente seus sistemas de controle. Isso deve ser feito por alguém que não fez nenhum trabalho a ser verificado.
Essas revisões ajudam a garantir a confiabilidade das informações contábeis e a eficiência das operações..
A empresa deve estabelecer responsabilidades claramente. Atribuir responsabilidades específicas às pessoas garante que elas entendam seu papel em permanecer no controle.
Se a responsabilidade for negligenciada, um sistema de monitoramento eficaz deixará claro quem não está executando uma tarefa atribuída.
Todos esses controles atendem aos objetivos do princípio de controle. Depois que os controles estão funcionando, os gerentes não precisam monitorar a atividade de cada funcionário. Eles podem revisar periodicamente os controles para se certificar de que estão funcionando corretamente e se concentrar na gestão do negócio.
É um bom controle garantir que as funções de manutenção de registros sejam separadas do manuseio real de dinheiro.
Por este motivo, cabe ao caixa a cobrança do dinheiro dos clientes, podendo depositá-lo no banco, e ao departamento de contabilidade o registo desses recebimentos e as conciliações bancárias..
Desta forma, uma única pessoa não pode pegar o dinheiro do cliente e desviá-lo, posteriormente encobrindo com contabilidade fraudulenta.
Se duas pessoas fazem esses trabalhos, a única maneira de a fraude funcionar é se cada pessoa for cumplicidade com a outra. Obviamente, dois funcionários cúmplices têm muito menos probabilidade de roubar do que um único funcionário..
Exigir aprovação para poder fazer grandes pagamentos de despesas pode evitar que funcionários inescrupulosos façam grandes transações fraudulentas com fundos da empresa.
Uma lista de preços oficial serve como uma aprovação para a equipe de vendas vender a esses preços. Além disso, pode haver um controle que permite ao gerente de vendas autorizar alterações razoáveis na lista de preços..
A rotatividade obrigatória de funcionários ou período de férias é implementado para detectar esquemas fraudulentos onde é necessário ter um sistema regular para mantê-lo.
Se o contador mudar de responsabilidades a cada dois meses, uma pessoa não será capaz de operar um sistema desonesto de forma consistente.
As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer outros ativos físicos registrados no sistema contábil, como estoques..
A contagem física pode revelar discrepâncias ocultas nos saldos das contas, ignorando completamente os registros eletrônicos. A contagem do caixa nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou até várias vezes ao dia.
Projetos maiores, como inventário físico, precisam ser feitos com menos frequência, talvez anualmente ou trimestralmente.
Eles garantem que os saldos do sistema contábil coincidam com os saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes.
As diferenças encontradas entre estes tipos de contas complementares podem revelar discrepâncias nas próprias contas, ou que os erros tenham origem nas demais entidades.
Eles são provavelmente os controles internos mais comuns porque não apenas protegem a empresa, mas aumentam sua eficiência.
Os relógios de ponto automatizados são um bom exemplo. Os funcionários são verificados por esses relógios quando chegam e, em seguida, verificados no final de seu turno.
O relógio de ponto automatizado elimina a possibilidade de funcionários trapacearem em suas horas de trabalho.
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