O processo de contabilidade É o ciclo que ocorre entre a ocorrência, o registro e o processamento das operações financeiras realizadas em uma empresa. Ou seja, é uma sequência de atividades que leva ao registro detalhado de como os bens e serviços são recebidos, cobrados e pagos em uma organização.
Esse registro é feito nos livros ou cadernos de contabilidade. É um processo que ocorre em etapas e que é constantemente reiniciado. Ele compila informações financeiras que são apresentadas na forma de relatórios chamados de demonstrações financeiras..
Mas o ciclo não termina até a apresentação dessas demonstrações financeiras, mas começa a partir daí. A frequência dos relatórios financeiros depende da natureza ou do tamanho do negócio. Porém, o normal é que sejam trimestrais, semestrais e anuais.
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Entre as etapas do processo contábil estão:
O tipo de operação que está sendo realizada é definido através dos documentos fonte: faturas, pedidos de compras, contratos, etc. Esses documentos-fonte devem ser originais, pois servem de suporte para as transações registradas..
Essas transações devem ser analisadas antes de serem carregadas no sistema para determinar a conta a que pertencem e o valor real a ser registrado. Apenas as transações contábeis que pertencem à empresa são inseridas.
No banco de dados contábil ou sistema contábil que uma empresa usa, há uma lista de contas ou conceitos nos quais as entradas serão incluídas.
É importante que essas contas sejam devidamente detalhadas e específicas o suficiente para refletir claramente a natureza da transação..
Neste momento é decidido quais serão as contas nas quais a transação será registrada.
A transação ou lançamento contábil manual é anotado conforme ocorre, resultando em ordem cronológica. Para fazer essas anotações, geralmente é utilizado o sistema de contabilidade de partidas dobradas, no qual as contas debitadas e as contas creditadas são refletidas..
Existem livros especiais nos quais as transações que se repetem com uma certa frequência são registradas..
As entradas ou transações são lançadas em contas contábeis individuais, com débitos à esquerda e créditos à direita.
Cada conta é detalhada no livro-razão.
É o balanço preliminar de todas as contas; os saldos são calculados e os saldos a débito e a crédito são totalizados.
Se o resultado no final dessas duas colunas for o mesmo, então o equilíbrio está correto.
É a entrada da totalização de lucros e perdas do negócio.
Depois de determinar os saldos das contas que são refletidos no razão geral, procedemos para verificar a precisão dos registros.
Com este documento, os efeitos dos ajustes podem ser realocados, antes de serem registrados nas contas.
Nesse momento, os ajustes são anotados no diário, com base nos dados coletados no balancete..
Depois que essa etapa for concluída, esses ajustes são passados para o razão geral. Desta forma, as contas mostrarão saldos corretos e atualizados.
Os valores nas várias contas registradas são combinados e apresentados nas demonstrações financeiras..
Ou seja, as informações da planilha (ou balancete) são reagrupadas, e os seguintes são preparados: o balanço geral, a demonstração do resultado, a demonstração do fluxo de caixa, etc..
Nessa fase, são realizadas ações que permitem o encerramento do ciclo contábil em um determinado exercício..
Entre as operações que são executadas nesta fase estão:
No fechamento, o ano fiscal é encerrado na contabilidade para servir de suporte para o próximo ano fiscal. Nesta fase, os lançamentos contábeis manuais são lançados para fechar contas de capital temporárias.
Essas informações vão para o razão geral, onde o lucro e o prejuízo líquido vão para a conta de capital. É o registro do final do ano, em que todas as contas (credores e devedores), devem ter saldo nulo.
É uma etapa posterior ao fechamento das contas nominais. É um procedimento que permite garantir que o razão geral esteja equilibrado para o início do próximo exercício contábil.
É um balanço que contém Ativos, Passivos e Capital.
O balanço final é o processo envolvido em levar as contas para o razão geral. Na coluna do ativo, as contas de crédito são colocadas e na coluna do passivo, as contas de débito..
Este será o saldo que será levado em consideração para fazer o balanço inicial para o exercício seguinte.
O processo contábil é a única forma confiável de determinar a lucratividade de uma empresa. Somente seguindo estes passos você poderá ver em detalhes a rentabilidade do investimento que está sendo feito em um determinado negócio.
Da mesma forma, é o que permitirá ter dados para tomar decisões corretas sobre o funcionamento do negócio, como quais itens precisam de injeção de capital ou quais devem ser descartados.
Por outro lado, também apresenta vantagens jurídicas, pois permite manter atualizadas as informações que venham a ser solicitadas por entidades governamentais..
Ao longo dos anos, a maioria das tarefas em uma empresa foi afetada pela automação de maneiras diferentes. No caso da contabilidade, algo muito diferente não acontece.
Quando a computação se tornou uma atividade popular, por volta de 1981, os sistemas de informação contábil foram integrados em bancos de dados.
De acordo com o porte e a natureza da empresa, seus líderes decidem o nível de sistematização que utilizarão em sua contabilidade..
Algumas das vantagens de automatizar o processo de contabilidade são:
A maioria dos softwares do mercado são projetados para que a equipe de contabilidade possa se adaptar ao sistema de forma fácil e rápida..
Além disso, incluem maneiras rápidas de corrigir prováveis erros que podem ser cometidos..
É um dos benefícios mais óbvios de um sistema automatizado, pois permite localizar lançamentos, contas ou quaisquer outros dados contábeis em questão de segundos.
Isso também traz um fardo de conveniência, pois elimina a necessidade de arrastar livros ou pastas..
A automação contábil permite ter, quando necessário, o quadro financeiro do negócio.
Da mesma forma, o comportamento de cada conta pode ser verificado e contrastado em qualquer momento do exercício..
Ter o sistema de contabilidade automatizado permite que você tenha cópias de todas as informações mais rápida e facilmente do que ter um manual significaria.
Como tudo, esta automação também envolve certos riscos, entre os quais podemos citar:
Os vírus de computador são um risco para qualquer dispositivo ou sistema eletrônico.
Os sistemas contábeis também são suscetíveis a serem invadidos por vírus, o que torna obrigatório protegê-los com fortes medidas de segurança.
Este fato reafirma a enorme vantagem de ter cópias de backup e backup.
O roubo de informações por meio de ações de hackers é outro risco natural desses sistemas.
Algumas ferramentas computacionais para realizar o processo contábil podem ser:
É um pacote com aplicativos para manter a contabilidade: tesouraria, folha de pagamento, declarações fiscais, etc..
É um software criado pela empresa PSL que permite a gestão da contabilidade, inventários, vendas, clientes, fornecedores e o seu faturação, tudo isto suportado na nuvem.
Assim, você pode ter acesso às informações de qualquer lugar a qualquer momento.
É um software que permite passar as informações dos livros para uma planilha Excel.
É um software que permite um controle meticuloso dos estoques, por isso é útil para empresas com almoxarifados..
Também possibilita o registro de vendas e compras.
É um software muito parecido com o Secop, porém com uma interface mais simples.
É um software que permite o controle de pedidos com alto nível de detalhamento.
Existem softwares mais específicos como o Prestacob, que permite fazer empréstimos, ou o Factool, para cadastrar, imprimir e consultar as notas fiscais emitidas por uma empresa.
Como visto, é um processo-chave na gestão de negócios que evoluiu ao longo do tempo e pode ser tão sofisticado e complexo quanto exigido pelo tamanho e natureza da organização..
O processo contábil é uma forma de garantir o bom funcionamento de um negócio e suas etapas e modalidades são adaptadas à organização.
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