O secretária executiva é um trabalho ou profissão que serve para fornecer suporte máximo aos funcionários de alto escalão em uma empresa ou organização. Será ele quem irá organizar e manter a programação dos executivos e ajudá-los a realizar uma ampla variedade de tarefas administrativas.
O objetivo é contribuir para a eficiência geral do negócio, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas a você sejam executadas de maneira oportuna e eficiente. Uma secretária é a pessoa que fornece suporte administrativo. Eles podem realizar tarefas como escrever e arquivar, atender o telefone e transmitir mensagens.
Por outro lado, a secretária executiva, ou auxiliar administrativa, também realiza algumas dessas atividades, além de coordenar o escritório, pesquisar produtos, interagir com fornecedores, fazer pedidos de produtos e criar um banco de dados..
As secretárias executivas geralmente recebem salários mais altos do que as secretárias porque desempenham funções de alto nível e aceleram a produtividade do escritório..
Índice do artigo
- Bacharel em Administração de Empresas ou áreas afins.
- Experiência comprovada como secretária executiva ou função administrativa semelhante.
- Deve ser competente na gestão de Microsoft-Office de forma integral, e no "back-office" de software, por exemplo, sistemas ERP.
- Conhecimento profundo de administração de escritório e procedimentos básicos de contabilidade, bem como o vocabulário técnico relevante usado na indústria.
- Familiaridade com métodos básicos de investigação e técnicas de relatório.
- Excelente organização e habilidades de gerenciamento de tempo.
- Excelentes habilidades de comunicação e negociação.
- Integridade e confidencialidade.
As secretárias executivas devem ser profissionais rápidos, com grande habilidade de gerenciamento de tempo e capacidade multitarefa. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas..
Muitos gerentes dependem fortemente de sua secretária executiva para coordenar as tarefas do dia a dia e mantê-las dentro do cronograma. Muito tato e assertividade são necessários como guardiões do tempo do gerente.
As secretárias executivas devem ser proficientes em habilidades básicas, como escrita, gramática, ortografia e pontuação, e ter experiência no uso de equipamentos de escritório e aplicativos de software comuns, como processamento de texto, planilhas e gráficos..
Eles também devem ter excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e a capacidade de lidar com várias responsabilidades com eficácia..
Por outro lado, um secretário executivo também precisa de outras qualidades, como bom senso, diplomacia, discrição e capacidade de resolver problemas de forma independente..
Eles precisam de fortes habilidades de comunicação para interagir com o público, escrever relatórios e revisar publicações.
Você deve saber como prestar total atenção ao que as outras pessoas estão dizendo, tendo tempo para entender os pontos que estão sendo feitos, fazendo perguntas conforme apropriado e não interrompendo em momentos inadequados.
Compreensão total de frases escritas e parágrafos em documentos relacionados ao trabalho.
Saiba como administrar com eficiência tanto o seu próprio tempo quanto o tempo dos outros.
Fale claramente com outras pessoas para transmitir informações de forma eficaz.
Tenha uma comunicação eficaz por escrito, conforme apropriado para as necessidades do público.
Uso de lógica e raciocínio para identificar os pontos fortes e fracos das soluções, conclusões ou abordagens alternativas para os problemas que surgem.
Compreender as implicações de novas informações para a resolução de problemas atuais e futuros e tomada de decisão.
Ajuste de ações em relação às ações de outros.
Revisão e avaliação do desempenho de si mesmo, de outras pessoas ou organizações, a fim de fazer melhorias ou tomar medidas corretivas.
Uma secretária executiva pode ser responsável pelo caixa pequeno e pela contabilidade, mas também pode administrar um orçamento. Você pode publicar artigos em um site, embora também possa projetar e gerenciar o site.
Você pode inserir dados em uma planilha que você projetou e usou para funções de relatório.
Uma secretária executiva pode supervisionar a equipe administrativa. Muitas vezes se reporta diretamente ao CEO e pode endossar um ou mais executivos seniores.
- Manter executivos na agenda e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências, etc..
- Participe de reuniões para redigir atas e atas de reuniões e, em seguida, compilar, transcrever e distribuí-las.
- Fazer todos os preparativos para a viagem dos executivos: compra de passagens, reserva de hotel, entrega de diárias, gerenciamento e revisão da documentação pertinente, etc..
- Realizar investigações obrigatórias, coletar dados e preparar documentos ou relatórios para consideração e apresentação por executivos, comitês e conselhos de administração, conforme designado.
- Manuseie documentos confidenciais, certificando-se de que permaneçam seguros e protegidos.
- Receba e filtre chamadas telefônicas, redirecionando-as para a pessoa adequada quando for conveniente.
- Gerenciar, priorizar e distribuir toda a correspondência recebida ou enviada (e-mail, cartas, faxes, pacotes, etc.), lendo e analisando memorandos, apresentações e relatórios recebidos para determinar sua importância e planejar sua distribuição.
- Prepare respostas para correspondência contendo perguntas de rotina.
- Monitore o uso de material de escritório e negocie os termos com os fornecedores para garantir pedidos mais lucrativos.
- Reúna-se com indivíduos, grupos de interesses especiais e outros, em nome de executivos, comitês e conselhos de administração.
- Dê as boas-vindas aos visitantes e determine se eles devem ter acesso a pessoas específicas.
- Mantenha registros em papel e eletrônicos em arquivo, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis para recuperação rápida.
- Elaborar faturas, relatórios, cartas, demonstrativos financeiros e outros documentos, utilizando softwares de processamento de texto, planilhas, bancos de dados e / ou apresentações, prestando também o correspondente auxílio na contabilidade.
- Realizar tarefas gerais de escritório, como manutenção de sistemas de administração e trabalho de contabilidade básico.
- Coordenar e dirigir serviços de escritório, como registros e orçamento, para auxiliar os executivos.
- Estabelecer e supervisionar políticas e procedimentos administrativos, tanto para os funcionários dos escritórios, quanto para a organização.
- Revise as práticas e procedimentos operacionais para determinar se melhorias podem ser feitas em áreas como fluxo de trabalho, procedimentos de relatórios ou despesas.
- Supervisionar e treinar outros funcionários administrativos.
Ainda sem comentários