O sistema de estoque É um sistema de monitoramento que informa a quantidade de matérias-primas, insumos ou produtos acabados disponíveis. Garante que a quantidade certa de materiais, com a qualidade certa, esteja disponível no lugar certo na hora certa.
Esse sistema é atualizado a cada venda de um item ou utilização de matéria-prima na fabricação de um produto, para saber o que está disponível para o dia seguinte. Também permite que você solicite produtos com antecedência, para que possa ter tudo o que precisa em todos os momentos.
Quando as pessoas pensam em um sistema de estoque, é comum relacioná-lo ao setor de varejo. No entanto, embora as lojas exijam um sistema de estoque eficaz para operar com sucesso, ele também é usado em muitos outros tipos de negócios, como manufatura, serviços públicos, saúde, governo e educação..
Como parte da cadeia de suprimentos, o sistema de estoque inclui aspectos como controle e supervisão de compras (tanto de fornecedores quanto de clientes), manutenção do estoque de estoque, controle da quantidade de produtos à venda e atendimento de pedidos.
Índice do artigo
Um sistema de estoque eficaz é um componente indispensável de qualquer operação de varejo ou manufatura. Seu principal objetivo é manter com precisão a contagem física de produtos, suprimentos e materiais armazenados no armazém.
Alguns dos elementos mais críticos de um sistema bem desenvolvido são descrições de itens, um sistema de numeração, padronização de unidades de medida e rotulagem de itens precisa..
Uma vez estabelecido, o sistema de inventário pode ser usado para monitorar e manter os produtos armazenados para garantir que o inventário não seja perdido por deterioração ou roubo..
Saber quando fazer um novo pedido, quanto pedir, onde armazenar o estoque, etc. pode rapidamente se tornar um processo complicado. Como resultado, muitas empresas exigem um software ou sistema de gerenciamento de estoque, com mais recursos do que bancos de dados simples e fórmulas manuais..
Isso é vital para controlar os custos de compra e atender às metas de atendimento ao cliente. Embora o software de gerenciamento de estoque seja uma ferramenta de gerenciamento útil, a chave para um bom sistema reside na robustez dos procedimentos que são criados..
Um sistema de controle de estoque refere-se às estratégias que as empresas usam para garantir o fornecimento adequado de matéria-prima para a produção e produtos acabados para venda, minimizando os custos de estoque..
Armazenar o estoque em excesso é caro, porque o espaço e os recursos financeiros investidos nos produtos podem ser melhor utilizados em outras áreas.
No entanto, ao mesmo tempo, ter estoques baixos pode resultar em paradas de produção dispendiosas ou atrasos no atendimento de pedidos. Os sistemas de controle de estoque ajudam as empresas a encontrar o equilíbrio delicado entre muito pouco e muito estoque.
Os sistemas de controle de estoque ajudam a rastrear o estoque e fornecem os dados necessários para controlá-lo e gerenciá-lo.
É uma solução de tecnologia que integra todos os aspectos das atividades de estoque de uma organização, incluindo remessa, compra, recebimento, armazenamento, giro, rastreamento e reorganização..
Um bom sistema de controle de estoque faz tudo isso adotando uma abordagem holística do estoque e permitindo que as empresas usem práticas que otimizem a produtividade e a eficiência em toda a cadeia de suprimentos..
Por outro lado, mantém os estoques corretos, nos locais corretos, para atender às expectativas dos clientes..
Independentemente do tipo de sistema de controle de estoque escolhido, certifique-se de incluir um sistema para identificar itens de estoque e suas informações, incluindo etiquetas de código de barras..
Também é importante que ele inclui ferramentas de hardware para leitura de etiquetas de código de barras, um banco de dados central para todo o inventário, além da capacidade de analisar dados, gerar relatórios e prever a demanda..
As estratégias de gerenciamento de estoque adequadas variam de acordo com o setor. Um depósito de óleo pode armazenar grandes quantidades de estoque por longos períodos de tempo, permitindo que você espere a recuperação da demanda..
Embora o armazenamento de óleo seja caro e difícil, não há risco de estragar o estoque ou sair das especificações.
No entanto, para empresas que comercializam bens perecíveis ou produtos cuja demanda é extremamente sensível ao tempo, não é uma opção acumular estoque. Julgar erroneamente o tempo ou a quantidade de pedidos pode ser muito caro.
Com um sistema de estoque perpétuo, os registros de estoque são continuamente atualizados, contando adições e subtrações quando os itens de estoque são recebidos, vendidos, movidos de um local para outro, selecionados para consumo e descartados..
Algumas organizações preferem esse tipo de sistema porque ele fornece informações de estoque atualizadas e trata melhor as contagens de estoque físico..
O sistema de estoque perpétuo também é preferido para rastrear o estoque, porque fornece continuamente resultados precisos quando gerenciado de maneira adequada..
Esse tipo de sistema funciona melhor quando se utiliza, em conjunto com o estoque do armazém, um banco de dados com quantidades de estoque e localizações de prateleiras atualizados em tempo real pelos funcionários, por meio de leitores de código de barras..
Existem alguns desafios associados a este tipo de sistema. Em primeiro lugar, este sistema não pode ser mantido manualmente e requer equipamentos e softwares especializados, resultando em maior custo de implementação, especialmente para empresas com vários locais ou armazéns..
Atualizações e manutenções repetidas são necessárias para o sistema de estoque perpétuo, o que também pode ser caro.
Outro desafio de usar esse tipo de sistema é que, com o passar do tempo, o estoque registrado pode não refletir o estoque real, porque contagens de estoque físico frequentes não são usadas..
O resultado é que os registros de inventário são afetados por erros, itens roubados ou itens escaneados incorretamente, fazendo com que não correspondam às contagens de inventário físico..
O sistema de inventário periódico não rastreia o inventário continuamente, mas permite que as organizações saibam os níveis de inventário inicial e final, ao longo de um determinado período de tempo.
Este sistema rastreia o estoque usando contagens físicas. Quando o estoque físico é concluído, o saldo na conta de compras é adicionado à conta de estoque e ajustado para corresponder ao custo do estoque final..
As empresas podem escolher se desejam calcular o custo do estoque final usando UEPS, PEPS ou outros métodos de contabilidade de estoque, tendo em mente que o estoque inicial é o estoque final do período anterior.
Existem também algumas desvantagens em usar um sistema de inventário periódico. Primeiro, enquanto a contagem do inventário físico está sendo concluída, as atividades normais de negócios estão quase suspensas. Como resultado, os trabalhadores podem realizar contagens físicas rapidamente, devido às restrições de tempo..
Erros e fraudes podem ser mais frequentes neste sistema, pois não há controle contínuo sobre o estoque. Também se torna mais difícil identificar onde ocorrem as discrepâncias nas contagens de estoque, porque muito tempo se passa entre as contagens..
A primeira coisa é organizar seus produtos armazenados para que você possa acessar e contar facilmente cada item em seu estoque. É necessário etiquetar tudo para que possa ser facilmente reconhecido e os materiais possam ser colocados no lugar certo.
A eficácia do sistema de inventário depende muito da precisão da contagem dos itens a serem inventariados. Uma contagem incorreta pode causar discrepâncias contábeis, levar a pedidos em excesso e produção excessiva..
O próximo passo é calcular as dimensões físicas necessárias para armazenar o estoque. Pode ser um depósito inteiro ou um pequeno armário, dependendo do tamanho dos produtos ou materiais e do volume de vendas..
Quaisquer condições especiais necessárias para o armazenamento, como controle de temperatura ou umidade, também devem ser consideradas..
O estoque deve ser colocado de forma eficiente para melhorar seu gerenciamento. Cada item deve ser localizado de forma que aquele com a maior rotatividade seja o mais acessível.
Deve-se considerar também o descarte de itens desatualizados vendidos com pouca frequência.
Se você tiver uma grande quantidade de estoque, precisará de alguma forma para rastrear os itens. A maneira mais fácil de fazer isso é por meio de um sistema de código de barras. Se você tem poucos tipos de artigos, pode usar um sistema visual.
As pessoas que trabalham no inventário são o aspecto mais crítico do sistema. Se eles não forem treinados ou não tiverem certeza de quem deve agir, a eficiência e a precisão do gerenciamento serão prejudicadas..
Os funcionários devem ser treinados em todos os aspectos do sistema de inventário, como o que precisa ser feito em cada ponto, quem deve fazer e como deve ser documentado.
A frequência com que o inventário é feito terá uma influência significativa na precisão do sistema de inventário. Alguns tipos de operação exigirão intervalos de inventário mais frequentes do que outros.
É importante focar nos itens mais críticos primeiro. Por exemplo, você pode definir itens de alta prioridade como aqueles que representam 80% das vendas. Em seguida, categorias de média e baixa prioridade podem ser criadas para itens com menos vendas. Isso evitará perder tempo contando itens com vendas baixas.
O estoque deve ser ajustado devido a furto, obsolescência, deterioração ou dano. A redução do estoque explicará a diferença entre a contagem do estoque físico e o estoque registrado nos livros..
O gerenciamento de estoque requer tanto o gerenciamento de estoque físico, como contagem e movimentação de estoque, quanto tarefas administrativas, como o arquivamento da documentação e contabilidade correspondentes..
Essas duas funções devem ser realizadas por departamentos diferentes, reduzindo assim o risco de roubo..
Os níveis de estoque devem ser mantidos no nível correto para maximizar os lucros e reduzir as perdas.
Manter muito estoque aumenta o risco de obsolescência, danos e deterioração, enquanto não manter o suficiente significa perder oportunidades de vendas.
Embora o uso de planilhas possa funcionar para uma pequena empresa, as grandes empresas precisarão de um software de gerenciamento de estoque..
O sistema pode ser integrado com outro software de negócios para criar um sistema integrado e automatizar as operações.
Não é desejável ter o mesmo grau de controle sobre todos os itens de estoque, pois cada um varia com base em seu valor de consumo anual.
Portanto, este método de controle de estoque é utilizado para determinar a importância de cada item no estoque de acordo com seu valor de consumo anual. Eles são classificados como A, B e C.
Os itens de alto valor são classificados como "A". Eles geralmente representam 15% -25% dos itens de estoque, representando 75% -80% do valor de consumo anual. Controle estrito deve ser mantido sobre esses itens.
A categoria “B” é composta por itens de menor valor para o consumidor. É composto por 20% -30% dos itens de estoque, representando 10% -15% do valor de consumo anual. Um controle razoável deve ser mantido nesses itens.
Itens de estoque menos importantes são classificados como "C". É composto por 45% -65% dos itens de estoque, representando 5% -15% do valor de consumo anual. Devido ao baixo valor desses itens, pouco controle é mantido sobre eles.
É baseado no conceito do sistema Kanban, utilizado pelos fabricantes japoneses, que regula o fornecimento de itens por meio da utilização de um cartão contendo um conjunto de especificações.
Os centros de trabalho exibem este cartão quando desejam puxar o estoque das bandejas de suprimentos.
Todas as três bandejas, uma no chão de fábrica, uma no armazém e a terceira nas instalações do fornecedor, estão bem equipadas com um cartão Kanban para rastrear o movimento do estoque..
Depois de usar o estoque da bandeja colocada no chão de fábrica, ele é reabastecido da bandeja de armazenamento. Posteriormente, a bandeja do armazém é enviada ao fornecedor para ser preenchida com o estoque reservado. Imediatamente, o fornecedor irá fabricar mais estoque para encher sua caixa vazia.
É um método onde os materiais são adquiridos algumas horas antes de serem utilizados. É adotado pelas empresas para reduzir a carga desnecessária de estoque, caso a demanda seja menor do que o estoque planejado.
O objetivo deste método é aumentar o giro do estoque e reduzir o custo de manutenção por armazenamento..
Portanto, elimina a necessidade de manter grandes estoques. Para colher os benefícios desse método, deve haver um tempo adequado entre a entrega do material e o ciclo de fabricação..
Esta ferramenta integra em um único sistema todas as funções envolvidas na gestão de estoque. Um software desse tipo permite que uma empresa controle os níveis de estoque atualizando automaticamente os estoques, registrando retiradas e revisando saldos..
Seus benefícios podem ser maximizados quando você integra seu sistema de controle de estoque a outros sistemas, como contabilidade e vendas, que ajudam a controlar melhor os níveis de estoque..
Neste método, os níveis de estoque máximo e mínimo são fixos. A quantidade máxima fixa de estoque pode ser reabastecida automaticamente quando o nível de estoque atinge o nível mínimo de estoque ou ponto de reabastecimento estabelecido.
A empresa deve estabelecer a capacidade máxima e mínima de estoque, de acordo com o espaço de armazenamento e a tendência de vendas.
Este método ajuda a reduzir erros de reordenamento e gerenciar a capacidade de armazenamento com eficiência..
Este sistema foi projetado para ter controle de estoque, independente do volume ou localização. Permite que você atenda às expectativas de atendimento ao cliente ou forneça ordens de serviço para o armazém.
Usando suas ferramentas e funções integradas, você pode rastrear o estoque em vários locais, bem como monitorar pedidos e estoques de segurança..
Projetada para médias e grandes empresas, a solução garante que você tenha um grande volume de estoque para atender a demanda de pedidos a qualquer momento.
O que será apreciado imediatamente neste sistema de gerenciamento de estoque é que ele faz parte do conjunto de aplicativos de produtividade de negócios da Zoho, uma das marcas de software mais usadas em nível empresarial..
A grande vantagem do Zoho Inventory sobre outros sistemas é sua compatibilidade com outros aplicativos de produtividade Zoho, o que permite a migração estável de dados entre os produtos Zoho..
Isso significa que você pode gerenciar estoques, vendas, recursos humanos e gerenciar relacionamentos com clientes, usando uma única plataforma..
Embora o QuickBooks seja conhecido por muitos como um excelente software de contabilidade, sua ferramenta de gerenciamento de estoque é capaz de acompanhar as melhores ferramentas de gerenciamento de estoque do mercado..
Se as empresas forem consideradas no ramo de venda de itens ou serviços, então faz sentido que uma solução de software de contabilidade seja capaz de gerenciar todos esses itens..
Primeiro, QuickBooks cuida de atualizar as quantidades de estoque que estão sendo compradas ou vendidas. Uma visão rápida desse recurso deve tornar mais fácil saber o que está vendendo e, a seguir, o que pedir novamente.
Enquanto você tende a outras tarefas, QuickBooks trabalha em segundo plano para trazer os valores do estoque para o balanço patrimonial.
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